Dateien für unterwegs verfügbar machen

Tom Wendt Als Antwort am 24 Feb. 2015 11:16

Moin,

soweit wie ich weiß, geht es nur auf Bibliotheksebene. Ich habe so etwas für unseren Vertrieb realisiert. Dazu nutzen wir auf den Clients OneDrive for Business ein. Es funktioniert prima. Ob es mit Tags auch möglich ist, glaube ich nicht.

Grüße

Tom

Thejohnq Als Antwort am 24 Feb. 2015 12:28

Hi Tom,

erstmal danke für deine Antwort. Bei uns geht es jedoch vor allem um die Tags. Die Ursache liegt darin, dass wir ein Dokument häufig unterschiedlichen Tätigkeiten zuordnen wollen, dann aber z.B. im Außendienst alle Dokumente einer Tätigkeit gebündelt herunterladen wollen.

Gibt es dafür eine Lösung bzw. gehe ich an die Anforderung vielleicht sogar generell falsch heran?

Grüße

Flo

C.Kaiser Als Antwort am 24 Feb. 2015 12:32

Grundsätzlich ist das taggen schon richtig, zumal es bestimmt Dokumente gibt, die auf mehrere Tätigkeiten angewendet werden können.

Mir ist allerdings kein Dritt-Anbieter Tool bekannt (mit Bordmittel geht es schonmal gar nicht), dass nach Tags synchronisieren kann. Colligo synchronisiert aber zumindest schonmal die Tags mit (das kann Microsoft ja leider nicht mehr)...

Tom Wendt Als Antwort am 24 Feb. 2015 12:52

Mir auch nicht, eventuell kann man das auch über Workflows realisieren. Dazu müsste ich mehr wissen.

Tom

Thejohnq Als Antwort am 24 Feb. 2015 13:13

@C.Kaiser:

genau darauf läuft es hinaus. Einige Dokumente werden für mehrere Tätigkeiten benötigt, sollen aber natürlich nicht redundant gespeichert werden. 

@Tom:

Was müsstest du noch wissen?

Tom Wendt Als Antwort am 27 Feb. 2015 13:58

Hi,

hat etwas länger gedauert. Wie werden die Dokumente denn klassifiziert? Welche Kriterien benutzt du?

Gruß

Tom

Philipp Hammer Als Antwort am 3 März 2015 09:24

Also ohne redundante Speicherung wird es wohl nicht gehen befürchte ich.

Ich würde folgenden Weg einschlagen:

1x Bibliothek mit allen Dokumenten wie schon vorhanden. Dort werden die Dokumente evtl. aktualisiert bzw. auch getaggt.

Mehrere Bibliotheken - so viele wie es verschiedene Zielgruppen / Tags gibt.

(Nintex-) Workflow auf die erste Bibliothek. Startet sobald ein neues Dokument hochgeladen wird, aber auch wenn ein Dokument geändert wird.

Der Workflow prüft die vergebenen Tags am Dokument und macht Kopien in die verschiedenen Bibliotheken. Sollte das Dokument dort schon vorhanden sein, so wird es überschrieben.

Die Mitarbeiter synchronisieren sich dann die Inhalte der für sie gedachten Zielbibliothek auf das Endgerät. 

Vorsicht: Wenn sie jedoch in der Zielbibliothek ein Dokument bearbeiten und speichern besteht die Gefahr, dass diese Änderungen von der Quellbibliothek überschrieben werden, sollte das Dokument dort geändert werden!

Thejohnq Als Antwort am 5 März 2015 10:24

Erstmal vielen Dank für eure Antworten und Vorschläge!

Die Idee mit dem Workflow, der die neuen Dokumente den entsprechenden Bibliotheken zuordnet ist schon nicht schlecht, jedoch nicht wonach wir suchen, da bei uns das vermeiden der redundaten Speicherung einen ziemlich hohen Stellenwert hat. Dahingegen ist uns die Synchronisation gar nicht so wichtig - ein gebündelter Download würde (wie ich weiter unten beschreibe) absolut ausreichen.

Nun habe ich natürlich auch noch ein wenig experimentiert und mir den Kopf zerbrochen.

Aktuell sieht es wie folgt aus:

Ich habe eine App heruntergeladen, welche es ermöglicht aus einer Bibliothek mehrere Dokumente gebündelt als zip herunterzuladen. Nun muss es nur möglich sein, lediglich die gewünschten Dokumente anzuzeigen um dann alle zu selektieren und über diese App herunterzuladen.

Dadurch komme ich zu meinen beiden aktuellen Problemen:

Scheinbar ist es bei den Suchergebnissen nicht möglich Dokumente zu selektieren und der Reiter "Datei" ist ebenfalls nicht sichtbar. Gibt es da eventuell doch eine Möglichkeit, welche ich nur übersehen habe?

Die zweite Möglichkeit wäre über eine Ansicht der Dokumentenbibliothek selbst die Dokumente herunterzuladen. Hierbei gibt es jedoch das Problem, dass die Spalte Unternehmenstichwörter zwar ermöglicht mehrere Tags auszuwählen, diese jedoch durch ein logisches "oder" verbunden sind. Dadurch lassen sich die Dokumente eher sammeln als eingrenzen. Ist es möglich die Mehrfachauswahl mit einem logischen "und" zu verknüpfen?

Danke schonmal!

Philipp Hammer Als Antwort am 5 März 2015 11:55

Also ich sehe bei Variante 1 (über Suchergebnisse) gar keinen Weg. 

Bei Variante 2 (über eine gefilterte Ansicht der Bibliothek) könnte ich mir vorstellen dass man es hinbekommt. Zumindest kann man ja, wenn man eine (genau eine!) Datei markiert diese über das Ribbon "Datei" über "Kopie herunterladen" downloaden. 

Jetzt hätte ich versucht mit JSON (also Javascript) einen kleinen Button oberhalb der Bibliothek zu basteln der die selektierten Dateien der Bibliothek erfasst und alle einzeln downloadet. Also ohne dass ich wüsste dass es geht, aber so würde ich mir den Weg vorstellen. 

Thejohnq Als Antwort am 5 März 2015 12:34

Scheinbar kam es in meinem vorigen Post falsch rüber.

Die App zum gebündelten Herunterladen habe ich schon und sie funktioniert auch. Bei Variante zwei fehlt mir nur die Möglichkeit Dokumente nach ihren Tags gefiltert anzuzeigen. Das sollte so funktionieren, dass ich TagA und TagB auswähle und dann alle Dokumente angezeigt werden, welche sowohl TagA als auch TagB zugewiesen bekommen haben. Aktuell bewirkt die Auswahl der beiden Tags jedoch, dass alle Dokumente angezeigt werden, welche TagA und/oder TagB zugewiesen bekommen haben.

Es geht mir bei dem Problem also um die logische Verknüpfung der gewählten Tags.

Thejohnq Als Antwort am 8 Apr. 2015 09:29

Hi,

mittlerweile ist die Entwicklung unseres DMS schon fortgeschrittener und ich möchte euch natürlich auf dem laufenden halten, wie es nun mit der Problemlösung aussieht.

Grundsätzlich haben wir eigentlich nur die Zahl der unterschiedlichen Ausdruckssätze erhöht. Das heißt wir haben bspw Tags für die Produkte, dann für die Inhalte und dann noch für Prozesse. Zur vereinfachten Bündelung wurde nun noch ein Ausdruckssatz für Veranstaltungen angelegt. Dieser dient wie schon gesagt vor allem der Sammlung von Dokumenten in den meisten Fällen für die Vorbereitung des komfortablen Downloads für Veranstaltungen.

Bei dieser Umstellung ist es jedoch beiläufig zu einem weiteren Problem gekommen, welches ich jedoch separat beschrieben habe.

Bei Interesse könnt ihr es hier nachlesen: http://sharepointcommunity.de/forums/t/30110.aspx

Dann euch nochmal vielen Dank für eure Bemühungen und Vorschläge! :) 

Frank Daske Als Antwort am 13 Apr. 2015 11:28

Hallo,

Layer2 bietet ein im Vergleich zum Standard etwas flexibleres Synchronisations-Tool an. Damit können Dokumente bzw. List-Items u.a. auch basierend auf Views synchronisiert werden, beispielsweise alle Elemente mit bestimmten Metadaten, Tags oder in einem Unterordner.

Weitere Informationen:
http://www.layer2solutions.com/en/community/FAQs/cloud-connector/Pages/file-system-sync-with-Office-365.aspx

Wie man auf der Seite sieht, werden auch noch andere übliche Probleme gelöst, wie standardmäßige Beschränkungen in der Anzahl der Dateien, Dem Dateinamen und -pfad, Dateityp usw.

Ich hoffe das hilft erstmal weiter.

MfG, Frank