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Neues Element einer Liste = Word Dokument

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Bjoern W. erstellt: 13 Mai 2020 16:51

Hallo Leute!
Vorab vielen Dank für die schnelle Freischaltung - ich hoffe, hier bekomme ich die Antworten auf meiner Frage.

Ich habe folgendes vor:
Unsere Firma benutzt Sharepoint als Ticketsystem. Wir haben eine Liste, wobei jeder Fall ein eigenes Listenelement bekommt (logischerweise).

Nun wollen wir uns von den klassischen Durchdruck-Servicezetteln trennen: Wir möchten den Servicezettel (dazu habe ich ein Word Dokument errichtet, was nurnoch ausgefüllt werden muss) als Durchdruck trennen und dies digitalisieren.

Mein Wunschdenken ist es, die Werte (Name, Gerät + Seriennummer, Problem usw) in das Listenelement eingetragen wird und direkt danach das Word Dokument mit den folgenden Werten generiert wird und wir dies ausdrucken können, damit der Kunde unterschreiben kann.

Dies kann auch andersrum passieren: Erst füllen wir das Word Dokument (Was erscheint, wenn man ein neues Listenelement erstellt) , was dann danach ausgedruckt wird und als Datei in diesem Listenelement gespeichert wird.

Ich hoffe, ich habe es klar deklariert und hoffe auf baldige Antwort (Die Durchdruck-Servicezettel gehen nämlich aus. :D)

Mit freundlichen Grüßen,

Björn W.

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Grundsätzlich kann man hinter einer Dokumentbibliothek eine Wordvorlage hinterlegen. Ein Benutzer klickt dann nur auf "Neu" und es öffnet sich Word mit der Vorlage und das Dokument wird dann auch direkt in die Bibliothek gespeichert. Wenn man der Bibliothek zusätzliche Spalten verpaßt (Gerät, Seriennr., usw.), kann man diese Daten auch direkt in Word pflegen. Und man kann sie durch Einfügen - Schnellbausteine - Dokumenteigenschaften auch im Dokument selbst verwenden.

Du kannst jetzt direkt damit arbeiten oder Du verwendest zusätzlich eine normale Liste und mit denselben Spalten (und evtl. noch mehr). Über diese Liste läuft der eigentliche Ablauf. Um den Ablauf zu steuern, kannst Du entweder einen SharePoint Designer Workflow oder Flow (neu Power Automate) verwenden. Damit kannst Du dann auch automatisiert ein Dokument in der Bibliothek erzeugen und dabei die Felder aus der Liste übergeben. Die Werte erscheinen dann direkt im Dokument.

Viele Grüße
Andi
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Wunderbar! Vielen Dank für diese Erklärung. Ich habe es geschafft, einen Workflow zu erstellen (Neues Bibliothekelement = Neue Liste)

Bei dem Word Dokument habe ich auch mehrere Schnellbausteine benutzt.

Ich habe also eingestellt: Wenn ein neues Element (Bibliothek) erstellt wird, erstelle ein neues Listenelement. Dort kann ich auch jeden Wert eingeben (voreingestellt) - Jedoch kann ich die Schnellbausteine nicht als Wert eingeben.
Bedeutet: Ich habe bei der Liste den Wert "Kunde" und einen Schnellbaustein mit dem Namen "Kunden" - Nun möchte ich, dass der Wert "Kunde" in der Liste den Wert von dem Word Schnellbaustein "Kunde" bekommt. Können Sie mir erklären, wie genau das funktioniert?

Edit: Ich erstelle den Workflow mit dem Power Automate.

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Bjoern W.:
Ich erstelle den Workflow mit dem Power Automate

Wenn Du das zur Verfügung hast, ist das natürlich die bessere Wahl. Du mußt dann diese völlig bugverseuchte Software (SharePoint Designer) nicht benutzen :-)

Viele Grüße
Andi
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Das stimmt wohl. haha
Ich konnte nicht mal die Seite aufrufen mit dem Sharepoint Designer.

Könnten Sie mir noch erklären, wie ich die Werte der Schnellbausteine aus dem Word Dokument in die Liste einpflegen kann?

LG

Björn

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Wir duzen uns hier :-)

Was genau meinst Du mit "in die Liste einpflegen"? In der Ansicht anzeigen? Dann bearbeite die Ansicht und nimm die gewünschten Felder mit auf.

Viele Grüße
Andi
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Okay. Gut zu wissen. :D

Aktuell drücke ich ja auf "neu" in der Bibliothek. Dann kommt der Serviceauftrag, wo ich den Namen des Kunden, kurz beschreibe was es fürn Fehler ist (PC geht nicht an, Tastatur reagiert nicht) usw. Und danach soll er den Eintrag in die Liste setzen, mit den Werten aus dem Word Dokument - Soll also den Namen des Kunden übernehmen und das Problem - So müssen wir das nicht nochmal eintragen und haben alles auf einen Blick.

Hintergrund: Die Liste nutzen wir als Techniker; Das Word Dokument für den Kunden und die Unterlagen.

Und damit wir eben nicht alles doppelt eintragen wollen, wäre es unfassbar hilfreich, wenn die Werte aus dem Word Dokument gleich übertragen werden.

Top-10-Beitragsschreiber
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Wie rum wollt Ihr es denn jetzt bzw. was ist zuerst da? Der Eintrag in der Liste oder das Word-Dokument? Je nachdem, kannst Du doch per Power Automate auf neue bzw. geänderte Einträge reagieren und dann ein Element an der jeweils anderen Stelle erzeugen. Die andere Stelle sollte dazu eine weitere Spalte haben, in der Du die ID des ursprünglichen Elements speicherst. Dann kannst Du prüfen, ob es das Element schon gibt. Falls nicht, neues anlegen und falls ja, aktualisieren.

Viele Grüße
Andi
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Ich erstelle also als erstes ein neues Word Dokument, zeitgleich wird ein neues Listenelement erstellt (Siehe Workflow)

Nun möchte ich auf dem Reparaturauftrag den Namen eintragen und das Problem. Danach will ich, dass der Name und das Problem in dieses Listenelement übertragen wird, damit ich das nicht doppelt schreiben muss.
Ist dies möglich? Wie zu sehen ist, gibt es in dem Word Dokument mehrere Schnellbausteine. Allerdings kann ich nicht einstellen, dass der Workflor diesen Schnellbaustein übernimmt.

Ich hoffe, das war irgendwie verständlich. haha
Vielen Dank für deine Mühe! bin selbst überrascht, dass er selbständig ein neues Listenelement erstellt. Nur müsste ich jetzt die Werte doppelt eintragen, was ja nicht ganz der Sinn dahinter sein sollte.

Bin da aber sehr zuversichtlich, dass ich das mit deiner Hilfe hinkriege! ;D

Top-10-Beitragsschreiber
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Ich bin in Power Automate auch nicht so fir, versuche es aber nochmal. In Deinem letzten Screenshot sind doch ganz unten die Felder des Elements. Wenn Du dort reinklickst, erscheint rechts dieses Flyout mit vielen Möglichkeiten. Unter einer Überschrift, die so heißt wie der erste Schritt (der Trigger für neues Dokument) solltest Du alle Felder des Dokuments finden und kannst sie somit auf das Listenelement übertragen. Du solltest auf jeden Fall auch die ID des Dokuments in ein Feld schreiben.

Zum Ablauf an sich: evtl. reicht ein Flow für die Neuanlage nicht und Du brauchst einen zweiten, der auf Änderungen reagiert. Dort suchst Du anhand der ID nach dem zugehörigen Element und aktualisiert es.

Viele Grüße
Andi
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Du hast Recht als du sagtest, dass es ja bereits diese Felder da gibt (Kunde, Fälligkeitsdatum usw), jedoch kann ich eben nicht sagen "nimm den Wert "Problem" aus dem Word Dokument Bsp.

Ich glaube, es liegt tatsächlich daran, dass er zeitgleich mit erstellen des Word Dokuments das Listenelement anlegt. Deswegen kann ich nicht sagen "Trage bei Problem den Wert ein, den ich erst später eingebe" - Da muss wohl ein neuer Flow kreiert werden.
Dann werde ich mal mein Glück probieren.

Vielen Dank für deine Geduld und deine Hilfe!
Ich berichte nach meinen Versuch, einen neuen Flow einzurichten.

Top-10-Beitragsschreiber
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Je nachdem könnte es vielleicht auch reichen, wenn direkt nach dem Start ein Pause von ein paar Minuten eingebaut wird und erst danach das Listenelement erzeugt wird. Aber auf die Dauer am Besten ist wohl ein zweiter Flow.

Viele Grüße
Andi
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Neue Probleme und neue Erkenntnisse! :D
Ich habe herausgefunden, dass die Werte "Firma, Kunde, Betreff", die ich oben angegeben habe, die Spalten aus der Bibliotheksübersicht sind. Also, wenn ich die Bibliothek aufhabe, sehe ich ja Dokument xy, wann es aufgenommen wird usw. Und eben auch jene Werte. Nun ist das Problem, dass dort nichts steht und deswegen ist auch das Listenelement leer.

Ich schaffe es nach wie vor nicht, die Schnellbausteine in Sharepoint zu übertragen.
Hast du irgendwie eine Möglichkeit, wie ich das machen könnte?

 

Bedeutet: Es würde reichen, wenn ich in dieser Bibliotheksübersicht die Spalten Kunde Firma und Betreff eben ausfülle - mit den Werten aus dem Word Dokument was ich erstelle.

 

Verzweifelte Grüße
Björn

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Wenn es die Spalten in der Bibliothek gibt und man fügt sie dann über Schnellbausteine - Dokumenteigenschaften in die Wordvorlage ein, dann werden sie beidseitig synchronisiert. Es ist also egal, ob man sie im Dokument oder im Browser ändert - die andere Seite hat beim nächsten Öffnen die aktuellen Werte.

Hast Du vielleicht sowas wie Nebenversionen oder Inhaltsgenehmigung aktiviert? Kann sein, daß das die Sichtbarkeit der Änderungen behindert.

Viele Grüße
Andi
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Beides nicht aktiviert. Es hat einmal sogar geklappt. Nur was ich da (anders) getan habe, ist mir nicht bewusst.

Edit: Es gibt bei jedem Ticket unten eine Versionsnummer. Ist es das, was du mit Nebenversionen meinst? Wie stelle ich sowas aus?

Edit Edit: Inhaltsgenehmigung ist deaktiviert, es wird aber jedes mal eine neue Version erstellt, wenn ein Element der Liste bearbeitet wird.

 

Du schriebst paar Kommentare drüber, dass es wichtig ist, dass die ID gespeichert wird. Weswegen wird das benötigt?

Denn aktuell habe ich das noch nicht gemacht.

 

Hier nochmal ein Ablauf, damit wir auf dem selben Stand sind:

Ich habe links meine Bibliothek mit dem Namen "Auftraege" - dort habe ich die Möglichkeit, unter "neu" den Reparaturzettel in Word online anzugucken. Als erstes ändere ich den Namen des Dokuments in "Testkunde 0406") Da in Word Online die Schnelbausteine nicht editierbar sind, öffne ich die Datei in meinem Office-Word (2019er Version)

Dort ändere ich sämtliche Werte. Bei mir heißen die jetzt "Vor- und Zuname", "kurzfassung" und "Beschreibung".

Wenn ich die fertig bearbeitet habe (und ausgedruckt habe), schließe ich die Datei (Oben rechts auf das Kreutz - dann speichere ich die mit der Aufforderung, dass es ja ungespeichert ist blabla.

Daraufhin gehe ich wieder in die Bibliothek "Auftraege", ich sehe meinen Eintrag von eben und die zugewiesenen Werte (Das funktioniert schonmal!)

Nach einiger Zeit kommt dann das Ticket - Jedoch OHNE die Werte.

In dem Flow habe ich eingetragen, dass der Wert "Vor- und Zuname" in das Kundenfeld kommt. "kurzfassung" in das Feld Problem und Beschreibung in Beschreibung. Nichts davon wird übernommen. Nimmt er es vielleicht aus der Vorlage? Also aus "Reparaturauftrag.docx"? Denn die sind ja immer leer- ich mache ja unbwusst eine Kopie - Und davon soll er die Werte übernehmen.
Wenn dem so sein sollte: Wie ändere ich das? :D

 

 

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