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Excel Dateien Aktualisierung

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Tor1967 erstellt: 11 Mai 2020 14:14

Hallo zusammen,

dies ist mein erster Beitrag hier und ich hoffe, dass mir hier jemand weiter helfen kann.

Unsere Firma hat, um die Arbeit von zu Hause zu beschleunigen (da der Zugriff auf unser Firmen Netzlaufwerk von aussen sehr langsam ist), Excel-Dateien auf Sharepoint ausgelagert. Der Zugriff ist dort einfacher und schneller. Nur stellt sich ein Problem dar. Es gibt Benutzerdateien, eine Art Tracker, sowie ein Dashboard, dass per externer Zellreferenz Daten aus diesen Dateien abfragen soll. Leider funktioniert das nicht so, wie auf dem Netzlaufwerk. Die Benutzerdateien werden ausgecheckt, damit sie fuer andere Benutzer (wie normal in Excel) gesperrt und nur readonly zu oeffnen sind. Aber dieser checkout der Datei verhindert ebenso ein Update fuer andere Benutzer. Was ich meine ist, dass der Benutzer, der die Datei offen hat, jede Aenderung (auch last modified time auf der Seite) sieht, jeder andere jedoch nicht. Andere Zugriffe bekommen nur die letzte Aenderung vor dem letzten Checkin der Datei. Somit werden auch die Zellreferenzen zum Dashboard nicht aktualisiert.

Warum ist das so? Und was kann man hier tun?

Ich hoffe, ich konnte mein Problem veranschaulichen.

Gruss Tor

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Das ist einfach by Design und Du wirst es nicht ändern können. Wenn jemand auf eine solche Datei ein Update macht, muß er sie auch einchecken. Und evtl. eben gleich wieder auschecken.

Ich weiß ja nicht, was Ihr da treibt, aber ich würde über ein ganz anderes Vorgehen nachdenken :-)

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Hallo Andi,

danke fuer deine Antwort. Was wir treiben, ist ja eigentlich nebensaechlich. Es geht einfach darum, dass Benutzer in der einen Datei Aenderungen oder besser gesagt Eintraege vornehmen und diese Eintraege werden im Dashboard per Zellreferenz abgefragt, gezaehlt. 

Es geht also ganz allgemein einfach darum, dass die Zellreferenzen nicht aktualisiert werden, wenn die Datei nicht eingecheckt wird. 

Dauernd einchecken und wieder auschecken ist ja nervig, da ja die Datei immer geschlossen wird beim einchecken.

Welches andere Vorgehen wuerdest du denn vorschlagen?

Gruss Tor

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Tor1967:
Welches andere Vorgehen wuerdest du denn vorschlagen?

Das meinte ich mit "ich weiß nicht, was Ihr treibt". Selbst wenn es mich etwas anginge, hätte ich gar nicht die Zeit das genauer anzuschauen. Aber je nach Anforderungen finden sich vielleicht auch völlig andere Lösungen, als das mit mehreren Exceldateien zu machen.

Vielleicht könnte man die referenzierten Daten in einer SharePoint-Liste pflegen. Auf die Liste kann man Berechtigungen so setzen, daß "Unbefugte" nichts kaputtmachen können. Eine SharePoint-Liste kann man mit Excel verbinden (readonly in Excel). Mann kann diese Exceldatei speichern und dafür sorgen, daß die Listendaten beim nächsten Öffnen aktualisiert werden.

Vielleicht kann man auch was mit PowerApps bauen. Oder auch mit einer eigenen SPFx-Anwendung, die sich Daten aus verschiedenen Quellen holt, aggregiert und darstellt. Oder Power BI...

Viele Grüße
Andi
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