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Nintex-Workflow der zwei Erinnerrungsemail und eine Benachrichtigungsemail versendet

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2 Beiträge
Osdgap erstellt in 3 Mrz 2020 12:03

Hallo zusammen,

ich bin ein Newbie in Sachen SharePoint und Nintex sowieso. Ich habe eine Liste um Lizenzlaufzeiten vom Softwareprodukten die von Kollegen eingesetzt werden zu monitoren.

Es gibt ein Bestell-Datum, ein End-Datum (+ 360 Tage) Ein 1. Errinnerungsdatum (Endataum -14 Tage) und ein Ein 2. Errinnerungsdatum (Endataum -7 Tage)

Ich habe ein Listenworkflow erstellt der folgendes macht:

- Prüfe ob 1. Errinnerungsdatum = Heutiges Datum, wenn ja, sende Email an Benutzer (1. Errinnerung)

- Prüfe ob 2. Errinnerungsdatum = Heutiges Datum, wenn ja, sende Email an Benutzer (2. Errinnerung)

- Prüfe ob End-Datum = Heutiges Datum, wenn ja, sende Email an Admin (Benachrichtigungs-email)

Das funktioniert soweit, Problem ich kann dafür lein Zeitplan hinterlegen damit der Workflow über alle Listenelemente läuft.

 

In einem englischsprachigen Forum habe ich mein Problem geschildert, dies wurde mir geantwortet:

"You can schedule a site workflow to run daily at a particular time.

Site workflow logic:

Query list with a filter based on your reminder date columns on list., something like: ReminderDate1 = Today OR ReminderDate2 = Today OR ReminderDate3 = Today
And then loop through all items you get from the above query, and here you can use the logic that you already have on your list workflow.

 

But if you like to keep using the existing List workflow, create a site workflow with the following logic:
Query list -> No filters, get all items
For each of this item -> user Start workflow action which triggers your list workflow.

Finally, Schedule your Site workflow."

Ich verstehe was gemeint ist, kann das aber aufgrund meiner wenigen Kenntnisse nicht umsetzen, kann mich hierbei die Community unterstützen?

Danke im Voraus

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Top-10-Beitragsschreiber
19.082 Beiträge

Von den beiden angebotenen Lösungen würde ich maximal die erste umsetzen, aber niemals die zweite - das wäre Overkill.

Im Prinzip heißt das: ein Website-Workflow, der über eine Schedule täglich gestartet wird. Mit der Query List Aktion holt er alle Elemente der Liste, deren Ablaufdatum z.B. Heute+14 ist und schickt dann für diese eine Mail.

Da sich solche Daten aber eher nicht ändern, würde ich einen anderen Weg vorschlagen: bleibe bei dem Listenworkflow und lasse ihn bei Neuanlage automatisch starten. Er läuft dann einfach bei allen neuen Elementen von ganz alleine. Der Workflow wartet jetzt einfach bis Ablaufdatum minus 14 Tage und schickt die Mail. Er wartet wieder sieben Tage und schickt die nächste Mail. Usw.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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2 Beiträge

Hallo, danke für die Antwort.

Ich weis das ich das so konfigurieren kann das der Workflow bei Anlegen oder ändern eines Elementes läuft, das bezieht sich aber immer nur auf das aktuelle Element oder nicht?

Ich habe einen Workflow der alle 3 Daten abfragt und bei Übereinstimmung entsprechende Email versendet.

Ich möchte das der Workflow einmal täglich über alle Elemente in der Liste läuft.

Jedes Element hat drei Kriterien, wobei eines der Kriterien zutreffen kann darauf soll die Aktion "Email-Versand" statt finden.

Oder verstehe ich da was fasch? Wenn der Workflow beim Anlegen eines Elementes startet und nach einem Jahr - 14 Tage der erste Zustand zutrifft das 1. Erinnerungsdatum = heutiges Datum ist, würde der Workflow laufen? Und wenn 7 Tage später der zweite Zustand matcht, würde auch hier die Mail raus gehn?

Top-10-Beitragsschreiber
19.082 Beiträge

Wie gesagt, Du hast zwei Möglichkeiten: ein Workflow, der alle Elemente durchgeht oder ein Workflow pro Element. Beides wird funktionieren und Du kannst Dir eines davon aussuchen.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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