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E-Mail Benachrichtigung nur bei direkter Zuweisung

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Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 38
Marina erstellt: 11 Jul 2019 10:51

Hallo,

Ich möchte einen WF kreieren, der mir 4 Leute nach und nach benachrichtigt, sobald diese in meinem Element als verantwortlich eingetragen wurden.
(keine Aufgabenzuweisung oder Genehmigung, nur eine Mailbenachrichtigung)

Die "Verantwortlich"-Spalten haben ein Personenformat.

Jetzt wähle ich im SP-Designer die Startoption AUTOMATISCH, WENN ELEMENT GEÄNDERT aus.
                  --> Dabei wird aber jeder, der schon einmal benachrichtigt wurde, IMMER WIEDER benachrichtigt, sobald das Element bearbeitet wurde.

Nun habe ich weitere Spalten kreiert, die auf "nicht benachrichtigt" oder "Mail versendet" gesetzt werden, damit ich eine Bedingung stellen kann.
Die Spalten habe ich bei Erstellung des Elements mit Listenelement aktualisieren auf "nicht benachrichtigt" aktualisiert.
                  --> Wenn Spalte auf "nicht benachrichtigt" gesetzt, SENDE EINE MAIL & AKTUALISIERE LISTENELEMENT

Problem hierbei ist, dass der Workflow durchläuft, die erste Person wird benachrichtigt und automatisch die Spalte auf "Mail versendet" gesetzt (soweit so gut). In den anderen Feldern für Verantwortliche ist aber niemand eingetragen und trotzdem werden die Listenelemente mit "Mail versendet" aktualisiert. Bei allen weiteren Änderungen stimmt meine Bedingung nicht mehr und es werden keine E-Mails mehr versendet.

Kann mir jemand einen Tipp geben? Das ist bestimmt nur eine Kleinigkeit 

Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 19.033

Workflows sind für sowas leider nicht wirklich geeignet - und es gibt auch sonst nichts zum "zusammenklicken".

Du müßtest im Prinzip so viele Mail-versendet Felder vorhalten, wie es mögliche Empfänger gibt. Der Workflow könnte dann für die Personen jeweils prüfen, ob es schon eine Mail gab und nur wenn nicht an die Person schicken. Ist aber sehr aufwendig zu implementieren...

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 38

Oje. Geht es alternativ mit Aufgabenzuweisungen? Ich befürchte, dass ich die gleichen Fehler dort feststelle...

In der Einstellung funktioniert es z.B. auch nicht, einzutragen:
WENN Verantwortlicher IST LEER (die Option habe ich nicht)

Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 49

Hallo,

baue 4 Textfeder ein (Standardwert = 'irgendwas'), kopiere mit WF die Inhalte der 4 Personenfelder in die Textfelder und prüfe die Textfelder auf ungleich 'irgendwas', dann kannst die E-Mail senden und kennzeichnen.

Gruß Klaus

Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 38

Hi Klaus,

 

das habe ich ja quasi gemacht, nur die habe ich Auswahlfelder kreiert "nicht benachrichtigt" und "Mail versendet". (Die waren von Anfang auf als Standardwert "nicht benachrichtigt" gelegt und darauf habe ich sie auch noch einmal aktualisiert).

Ist es immer ungleich "irgendwas", wird ja auch immer eine Mail versendet. Und der WF durchläuft auch immer alle Stufen und prüft es.

Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 49

Hallo,

kann es sein, dass dein Auswahlfeld (nicht benachrichtigt" und "Mail versendet") mit Auswahl 0 oder 1 geprüft werden muss.

Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 38

Meinst du mit =0 oder =1? Ich glaube nicht, dass die Prüfung das Problem ist, sondern die Zuweisung 

WENN Auswahlfeld = nicht benachrichtigt, (Bedingung erfüllt), DANN sende eine E-Mail (was meist noch nicht passiert, weil nichts eingetragen ist) und DANN aktualisiere das Listenelement auf "Mail versendet". (Klar aktualisiert es das Listenelement, weil die Bedingung erfüllt ist...)

Eigentlich sollte mir das eh nur eine Hilfe sein weil tatsächlich möchte ich nur eine Mail senden, wenn in das Personenfeld jemand eingetragen ist. Die Option WENN Feld ist nicht leer gibt es aber nicht.

Geht so etwas über InfoPath vielleicht einfacher? 

Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 49

Es gibt zwei Bedingungen im WF, wenn aktuelles Feld und wenn beliebiger Wert,. In beiden Fällen habe ich 'ist leer' bzw. ist nicht leer' zur Auswahl.

Wenn Personenfeld A ist nicht leer (oder beginnt (enthält) nicht 'irgendwas' ) und Feld 'Mail versendet A' ist ungleich 'nicht versendet'

dann E-Mail versenden

dann Listenelement 'Mail versendet A' aktualisieren

das ganze 4 mal (A-D), wäre mein Ansatz

Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 38

Ja genau! :) So war mein Ansatz auch, allerdings gibt es bei mir unter den Bedingungen nur IST GLEICH oder UNGLEICH und für den Wert kann ich nur eine Person eintragen. Auch die Zeichen "", <> oder "ist leer" funktionieren nicht. Darum bin ich so langsam ratlos. 

Kann es sein, dass ich irgendwo einen falsche Einstellung habe?

Danke für die Unterstützung!!

Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 49

Ja, deshalb auch der Standardwert 'irgendwas' vielleicht wäre Max Mustermann besser gewesen.

Wenn nicht Max Mustermann dann E-Mail

Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 38

Ich habe es aktuell leider nicht so elegant gelöst, indem die WF's manuall gestartet werden müssen.

 

Welcher Standardwert ist denn in Personenfeldern hinterlegt? Gebe ich nämlich - wie du gesagt hast - Max Mustermann o.ä. an, funktioniert es auch nicht, da dieser nicht hinterlegt ist. Herausgefunden, wie ich diesen hinterlegen könnte, habe ich leider auch nicht.
Ich habe es allerdings in einer benutzerdefinierten Liste anderweitig mit Personenfeld ist ungleich ISEMPTY([]) versucht und es hat geklappt...
Komisch. Vielleicht liegt es an der Aufgabenliste.

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