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1 Dokumentenbibliothek für alles?

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Top-200-Beitragsschreiber
Beiträge 68
Steffen Först erstellt: 31 Jul 2018 15:59

Hallo, wir diskutieren gerade ob es Sinn macht alle Dokumente in einer Dokumentenbibliothek zu speichern und mit MetaDaten dementsprechend views zu bauen, oder ob man mit vielen Dokumentenbibliotheken arbeiten die dann teilweisen die selbe Struktur aufweisen. An was sollte man bei der Überlegung denken? Grenzwerte von SP Online? Berechtigungen ...

Wenn ich dann z.B. mit Teams arbeiten möchte bekomme ich ja pro Office Group automatisch eigentlich eine Dokumentenbibliothek, aber macht es nicht Sinn nur eine Bibliothek anzulegen die dann z.B. eine Spalte Teamname bekommt um diese zu Filtern. Damit wäre es dann doch möglich alle Dokumente pro Team in einer individuellen Ansicht darzustellen.

 

Wäre dankbar für ein paar Gedanken dazu.

 

Vielen Dank

Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 18.756

Steffen Först:
ob es Sinn macht alle Dokumente in einer Dokumentenbibliothek zu speichern

Niemals! Alleine die berühmte 5.000er Grenze ist ein gutes Gegenargument. Von unterschiedlichen Berechtigungen ganz zu schweigen.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-200-Beitragsschreiber
Beiträge 68

Was ist die 5000er Grenze?

max. 5000 Element pro Ansicht?

Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 18.756

Ja, genau das. Ansichten müssen also so gefiltert werden, daß der erste Filter die Ergebnismenge unter 5.000 bringt. Filtern geht nur mit indizierten Spalten.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-200-Beitragsschreiber
Beiträge 61

Hallo Steffen,

ich habe hier so ein ähnliches Problem. Bei uns gibt es Bereiche die schaffen es an einem Tag über 1500 Elemente zu erzeugen. Und somit ist die Kapazität der Views schnell auf zu brauchen. Ich habe daher meinen Vorgesetzten folgende Idee vorgeschlagen:

Mit einem Powershell-Skript jeden Tag eine neue Bibliothek anlegen zu lassen welche aus dem Namen der Bibliothek besteht und des heutigen Datums. Da die Bibliothek eine Vorlage ist müsst ihr die Indizierten Felder, Berechtigungen, Berechnungen sowie Workflows nicht manuell nachziehen und könnt so über die Standard-Suche nach Elementen schauen oder wenn ihr mehrere Eingrenzungen habt dann ein Such-Center zu erstellen über die einzelne Elemente angezeigt werden können.

Allerdings kommt es auch darauf an welchen Aufwand ihr betreiben möchtet um zum Ziel zu gelangen. Ich hoffe ihr findet noch eine Lösung

Viele Grüße

AndyBy 

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