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Temporäre Dateiablage in Sharepoint 2013 foundation

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3 Beiträge
Tobi erstellt in 23 Jul 2018 17:07
Guten Tag zusammen, ich möchte mir kurz einmal Vorstellen da es mein erster Beitrag in diesem Forum ist. Mein Name ist Tobi, ich bin 33 Jahre alt und arbeite aktuell als Projekt / Prozessmanager im öffentlichen Dienst. Ich komme eher aus dem Bereich Sys.-admin aber irgendwie bin ich nun "umgesattelt" da mir die Projektarbeit in Verbindung mit Prozessoptimierung im technischen Bereich viel Freude bereitet. Wir hatten die Möglichkeit eine 4 Tagesschulung SharePoint 2013 foundation zu besuchen um das System kennenzulernen. Nun habe ich einige Ideen um die Abläufe in meinem Bereich zu optimieren. Aktuelles Thema ist die temporäre Datenablage von z.B Dokumenten die in der Cloud zentral vom einer Person der EDV mit entsprechenden Berechtigungen heruntergeladen werden müssen.. Aktuell ist der Prozess so. Der User schreibt ein Ticket mit dem der Bitte um Zustellung der Daten aus der Cloud xy. Der Supporter geht hin, lädt das Dokument herunter, kontrolliert es auf Schadsoftware und legt es z.B über die administrative Freigabe "C$" auf den Desktop. Informiert den User, dass die Dateien auf dem Desktop liegen. Genau so wird es gehandhabt wenn Daten von extern über USB Sticks mit in das Unternehmen gebracht wird. Der Supporter lädt das Dokument oder ähnliches auf seinen Rechner, scannt den Inhalt und legt es auf den Desktop des Users. Was ich gerne hätte um Zeit zu ersparen (man sollte meinen bei der Stadt hat man Zeit genug :-).. ) Eine temporäre Dokumentenbibliothek. Die Idee wäre wie folgt, ich erstelle eine Dokumentenbib.- mit Spalten, z.B den Benutzer ( Anbindung Ldap ) und eine Spalte für das Dokument. Wenn ich nun das Dokument habe und es hoch lade, in die Dokumentenbib.- den User aus LDAP heraussuche, dieser direkt den Pfad ( Link ) zugesendet bekommt. ( Workflow) Um keinen Datenmüll zu produzieren, würde ich des weiteren gerne, dass sich das Dokument nach einer gewissen Zeit automatisch löscht. Über jegliche Info würde ich mich freuen. Viele Grüße

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Willkommen Tobi. Du bist seit langem der Erste, der sich hier vorstellt, alle anderen platzen einfach mit ihren Fragen rein. Heißt das, daß man im öffentlichen Dienst eben doch genug Zeit hat? ;-)

Du kannst das genau wie von Dir beschrieben umsetzen. Beim SharePoint Server gibt es Dokumentenrichtlinien, mit deren Hilfe man das automatische Löschen organisieren kann. Wenn Du nur Foundation zur Verfügung hast, kannst Du das aber mit dem Workflow machen, den Du ohnehin zur Benachrichtigung der Benutzer brauchst. Baue nach der Nachricht in den Workflow einfach ein Pause von X Tagen oder bis zu einem bestimmten Datum ein und lasse ihn danach das Dokument löschen. Derart wartende Workflows brauchen keinerlei Systemressourcen.

Viele Grüße
Andi
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