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Dokumente verschieben

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Top-200-Beitragsschreiber
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Dennis94 erstellt: 23 Jun 2017 15:49

Hallo Zusammen,

Ich würde gerne Dokumente von meinem Dokumentcenter in mein Datenarchiv verschieben(dieses ist eine Unterwebsite des Dokumentcenters). Ist das irgendwie möglich? Ich habe bei Workflows und bei Inhaltsorganisation geguckt, aber bei beiden konnte ich Dokumente nur innerhalb des Dokumentcenters verschieben.

Der eigentliche "Hintergedanke" hierbei ist die "Senden an" - Funktion zu automatisieren, sodass alle Dokumente, die eine gewisse Anzahl an Tagen nicht bearbeitet wurden, in das Dokumentenarchiv verschoben werden, damit das Dokumentcenter nicht überfüllt wird bzw. dort nur die aktuellen Dokumente lagern.

Hat hierfür jemand eine Idee?

Schonmal Vielen Dank

Gruß Dennis

Top-25-Beitragsschreiber
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Damit du mit der Inhaltsorganisation an andere Webseiten senden kannst, must du dort ebenfalls die Inhaltsorganisation aktivieren und in der CA "Senden-an-Verbindungen-konfigurieren" für die Archiv-Seite einrichten.

Top-200-Beitragsschreiber
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Die "Senden-an-Verbindung" habe ich ja und die funktioniert auch super. Nur müsste ich bei jedem Dokument manuell prüfen, ob es älter als z.B. 3 Monate ist und es dann manuell senden. Das ist ziemlich aufwendig, daher wollte ich das automatisieren, eben z.B durch eine Regel, die sich in einer Bedingung das "Geändert am" Feld anguckt und dann gegebenenfalls das Dokument verschiebt. Wenn ich die Regel entsprechend aufstelle, kann ich aber wie gesagt nur Bibliotheken innerhalb des Dokumentcenters als Ziel auswählen. Ich würde aber gern eine die Ablagebibliothek des Datenarchivs auswählen.

Top-25-Beitragsschreiber
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Nö must du nicht, jetzt erstellst du eine Informationsverwaltungsrichtlinie in der Bibliothek, wenn Dokument älter 3 Monate sende an die/mit der Verbindung.....

PS: Eventuell hast du vergessen, senden an andere Seiten zu aktivieren?

Top-200-Beitragsschreiber
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Genau so habe ich es vor :)

Das Feature "Sendevorgang an eine andere Website" habe ich grade gefunden und aktiviert. Wenn ich eine Regel erstellen möchte, kommt aber immernoch die gleiche Fehlermeldung "Es muss ein gültiger Zielpfad ausgewählt werden".

Das Ziel /sites/Testumgebung/doc/DropOffLibrary  kann  ich auswählen /sites/Testumgebung/doc/archiv/DropOffLibrary geht leider nicht :/

Top-200-Beitragsschreiber
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Ah, jetzt habe ich das gefunden, was du gemeint hast. Ich glaube, jetzt kriege ich das hin.

Vielen Dank für deine Hilfe :)

Top-200-Beitragsschreiber
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Ich habe nochmal eine Frage zu den Informationsverwaltungsrichtinien.

Ich habe diese mal getestet, indem ich Dokumente erzeugt habe und die Richtlinie auf "Erstellt + 1" --> "In Papierkorb verschieben" gesetzt habe. Die entsprechenden Dokumente sind aber nun noch immer in der Bibliothek und wurden nicht verschoben. Ich kann leider keine Bilder hochladen (werden nicht angezeigt :/) sonst würde ich noch Screenshots zur Verfügung stellen. Vielleicht hast du ja trotzdem schon einen Hinweis für mich, warum das nicht funktioniert

 

Top-25-Beitragsschreiber
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Der Timerjob läuft nur 1xpro Woche

Top-200-Beitragsschreiber
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Ah, ok. Kann man das verändern? Also zB auf täglich?

Und wie sieht das aus wenn die Dokumente "überfällig" sind? Ich habe beispielsweise auch Dokumente, die ich schon vor längerem erstellt habe und für die diese Regel auch gilt. Bei diesen ist dann quasi schon "Erstellt + 30". Die sind dann auch von der Regel betroffen oder?

Top-25-Beitragsschreiber
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Ja und Ja :)

Top-200-Beitragsschreiber
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Super, Vielen Dank für deine Hilfe! :)

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