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Bibliotheken und Listen Threshold

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Valentinh erstellt in 19 Jun 2017 19:34

Hi!

Ich habe verstanden, dass man bis zu 30Mio Dateien in eine Bibliothek packen kann. Ich habe auch gehört, dass es ein 5000 Items Limit gibt, dass aber nur die Darstellung in einer View betrifft. Aber wir darf ich das interpretieren?

1) Sobald meine Bibliothek mehr als 5000 Dateien hat, kann sie nicht mehr richtig durchsucht werden und mir fehlen bei einer Suche möglicher Weise Ergebnisse?

2) Wenn ich die Dateien in der Bibliothek mit Metadaten versehen habe, dann ist das Threshold nicht wichtig, solange ich keine View erstelle,  mehr als 5000 Items umfasst? Also Beispielsweise habe ich 10000 Dateien, 300 davon haben Art = Vertrag. Ich erstelle eine View zu anzeigen von Verträgen. Werden dann sicher alles angezeigt, oder können welche verloren gehen?

 

Ich würde gerne sehr große Teile der Firmendateien in einer Bibliothek verwalten, weil viele Dateien mit anderen zusammen hängen und es sehr schwer ist, die in verschiedenen Bibliotheken zu trennen. Zumal ich gesehen habe, dass man nicht einfach eine View erstellen kann, die sich aus mehreren Bibliotheken speist.

 

Ich freue mich sehr über eine kurze Antwort!

Valentin

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Nummer zwei ist richtig. Ab einer Anzahl von 5000 Elementen in einer View wird es dir passieren, dass etwas fehlt. Die Views sind, wie du schon vermutet hast, so zu wählen, dass weniger als 5000 Elemente dargestellt werden. Es wird zwar nicht supported, aber du hast über die direkte Manipulation von Serverdateien (und der Content Database?) die Möglichkeit, diesen Treshold zu erhöhen, da du ein onPrem System hast und kein Online.

Grundsätzlich ist es aber angeraten, die Bibliotheken nicht so groß anwachsen zu lassen. Du hast mit Such Web Parts die Möglichkeit unterschiedliche Bibliotheken in "einer View" anzeigen zu lassen. Dafür muss man sich aber Gedanken darüber machen, wie man diese Dokumente findet und Dokumente, die dort nichts zu suchen haben, außen vorlässt. An dieser Stelle hilft dir das Query Tool sicher weiter. Damit kann man sich alle mitgelieferten Metadaten eines Dokuments anzeigen lassen.

Ich bin wieder (sporadisch) hier!

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Florian Adler:

 Es wird zwar nicht supported, aber du hast über die direkte Manipulation von Serverdateien (und der Content Database?) die Möglichkeit, diesen Treshold zu erhöhen, da du ein onPrem System hast und kein Online.

Nix für ungut aber das ist vollkommen falsch.

Der ListViewThreshold ist ein vollständig supporteter, konfigurierbarer Wert einer Webanwendung (CA-->Webanwendung verwalten-->Ressourcensteuerung) bzw. deaktivierbar pro Liste/Bibliothek, nix mit Serverdateien manipulieren.

Siehe dazu https://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787(v=office.16).aspx

Dieser Wert kann frei definiert werden, man muss nur beachten, das eine Erhöhung die Performance des Datenbank-Servers beinträchtigen kann.
https://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787(v=office.16).aspx#Boundaries

Warum gibt es den Limit?  Abfragen über den Wert erzeugen auf der DB einen Table_Lock, welcher seit SP2013 aber nicht mehr automatisch gesetzt wird. Daher kann man diesen sogar ganz deaktivieren (nur auf einzelnen Listen), einen performanten DB-Server vorausgesetzt.

Florian Adler:

Grundsätzlich ist es aber angeraten, die Bibliotheken nicht so groß anwachsen zu lassen. Du hast mit Such Web Parts die Möglichkeit unterschiedliche Bibliotheken in "einer View" anzeigen zu lassen.

Das würde ich mir aber auch zweimal überlegen. Angenommen es gibt eine Bibliothek mit mehreren Mio. Elementen, die willst du auf Bibliotheken mit max. 5000 Elementen aufteilen und dann über die Suche wieder anzeigen lassen?

Da du im 2016er Forum schreibst gehe ich mal davon aus das Ihr auch einen neueren SQL betreibt, daher meine Empfehlung:
Den Threshold für diese Bibliothek zu deaktivieren (Erhöhen des Threshold gilt für alle SC in der Webanwendung). Um mögliche Performance-Impacts etwas zu minimieren, kann die betroffenen SiteCollection in eine Separate DB ausgelagert werden.

Valentinh:

2) Wenn ich die Dateien in der Bibliothek mit Metadaten versehen habe, dann ist das Threshold nicht wichtig, solange ich keine View erstelle,  mehr als 5000 Items umfasst? Also Beispielsweise habe ich 10000 Dateien, 300 davon haben Art = Vertrag. Ich erstelle eine View zu anzeigen von Verträgen. Werden dann sicher alles angezeigt, oder können welche verloren gehen?

 Valentin

Das ist bedingt richtig. Nur das Anlegen von Metadaten-Spalten reicht nicht. Diese Spalten müssen in der Liste indiziert werden (in den Listeneinstellungen) und die Spalten müssen in der Filterung der View als erstes verwendet werden und das Ergebnis dieser Filterung darf den Threshold nicht übersteigen.
Nach Deinem Beispiel:
Bibliothek mit Threshold 5000, 10000 Elemente, davon 300 Verträge --> Indizierte Spalte "Art" --> Viewfilterung Art = Vertrag --> Ergebnis <5000 --> Elemente werden angezeigt. Sobald in der Bibliothek mehr als 5001 Element mit Art = Vertrag enthalten sind greift wieder der Threshold und du bekommst nix angezeigt.

Derby

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Nummer zwei ist richtig. Ab einer Anzahl von 5000 Elementen in einer View wird es dir passieren, dass etwas fehlt. Die Views sind, wie du schon vermutet hast, so zu wählen, dass weniger als 5000 Elemente dargestellt werden. Es wird zwar nicht supported, aber du hast über die direkte Manipulation von Serverdateien (und der Content Database?) die Möglichkeit, diesen Treshold zu erhöhen, da du ein onPrem System hast und kein Online.

Grundsätzlich ist es aber angeraten, die Bibliotheken nicht so groß anwachsen zu lassen. Du hast mit Such Web Parts die Möglichkeit unterschiedliche Bibliotheken in "einer View" anzeigen zu lassen. Dafür muss man sich aber Gedanken darüber machen, wie man diese Dokumente findet und Dokumente, die dort nichts zu suchen haben, außen vorlässt. An dieser Stelle hilft dir das Query Tool sicher weiter. Damit kann man sich alle mitgelieferten Metadaten eines Dokuments anzeigen lassen.

Ich bin wieder (sporadisch) hier!

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Florian Adler:

 Es wird zwar nicht supported, aber du hast über die direkte Manipulation von Serverdateien (und der Content Database?) die Möglichkeit, diesen Treshold zu erhöhen, da du ein onPrem System hast und kein Online.

Nix für ungut aber das ist vollkommen falsch.

Der ListViewThreshold ist ein vollständig supporteter, konfigurierbarer Wert einer Webanwendung (CA-->Webanwendung verwalten-->Ressourcensteuerung) bzw. deaktivierbar pro Liste/Bibliothek, nix mit Serverdateien manipulieren.

Siehe dazu https://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787(v=office.16).aspx

Dieser Wert kann frei definiert werden, man muss nur beachten, das eine Erhöhung die Performance des Datenbank-Servers beinträchtigen kann.
https://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787(v=office.16).aspx#Boundaries

Warum gibt es den Limit?  Abfragen über den Wert erzeugen auf der DB einen Table_Lock, welcher seit SP2013 aber nicht mehr automatisch gesetzt wird. Daher kann man diesen sogar ganz deaktivieren (nur auf einzelnen Listen), einen performanten DB-Server vorausgesetzt.

Florian Adler:

Grundsätzlich ist es aber angeraten, die Bibliotheken nicht so groß anwachsen zu lassen. Du hast mit Such Web Parts die Möglichkeit unterschiedliche Bibliotheken in "einer View" anzeigen zu lassen.

Das würde ich mir aber auch zweimal überlegen. Angenommen es gibt eine Bibliothek mit mehreren Mio. Elementen, die willst du auf Bibliotheken mit max. 5000 Elementen aufteilen und dann über die Suche wieder anzeigen lassen?

Da du im 2016er Forum schreibst gehe ich mal davon aus das Ihr auch einen neueren SQL betreibt, daher meine Empfehlung:
Den Threshold für diese Bibliothek zu deaktivieren (Erhöhen des Threshold gilt für alle SC in der Webanwendung). Um mögliche Performance-Impacts etwas zu minimieren, kann die betroffenen SiteCollection in eine Separate DB ausgelagert werden.

Valentinh:

2) Wenn ich die Dateien in der Bibliothek mit Metadaten versehen habe, dann ist das Threshold nicht wichtig, solange ich keine View erstelle,  mehr als 5000 Items umfasst? Also Beispielsweise habe ich 10000 Dateien, 300 davon haben Art = Vertrag. Ich erstelle eine View zu anzeigen von Verträgen. Werden dann sicher alles angezeigt, oder können welche verloren gehen?

 Valentin

Das ist bedingt richtig. Nur das Anlegen von Metadaten-Spalten reicht nicht. Diese Spalten müssen in der Liste indiziert werden (in den Listeneinstellungen) und die Spalten müssen in der Filterung der View als erstes verwendet werden und das Ergebnis dieser Filterung darf den Threshold nicht übersteigen.
Nach Deinem Beispiel:
Bibliothek mit Threshold 5000, 10000 Elemente, davon 300 Verträge --> Indizierte Spalte "Art" --> Viewfilterung Art = Vertrag --> Ergebnis <5000 --> Elemente werden angezeigt. Sobald in der Bibliothek mehr als 5001 Element mit Art = Vertrag enthalten sind greift wieder der Threshold und du bekommst nix angezeigt.

Derby

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Vielen Dank für beide Antworten! 

 

Indizieren heißt, ich mache sie durchsuchbar? Wenn ich eine view danach Filtern kann, heißt es dann dass sie auf jeden Fall indiziert sind?

 

Und was denkt ihr ist bei der Verwendung der Microsoft Datenbanken bei SharePoint Online 2016 die maximale Anzahl von Dateien in einer Bibliothek oder View, bevor die Performance merklich abnimmt? (Sorry, falscher Bereich im Forum... Habs bei der ersten Antwort gemerkt. Habe zwar 2016, aber als von Micosoft gehostete Variante).

Danke nochmal :)

Top-10-Beitragsschreiber
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Valentinh:
Indizieren heißt, ich mache sie durchsuchbar?

Nein, es heißt daß für die Spalte ein echter Index in der Datenbank angelegt wird. In den Bibliothekseinstellungen findet man unterhalb der Spalten einen Link "Indizierte Spalten" über den man das konfigurieren kann. Wenn man dann in den Ansichtseinstellungen bei den Filtern schaut, sind die indizierten Spalten besonders gekennzeichnet. Der erste Filter muß dann immer auf einer indizierten Spalte sein und bereits dieser Filter darf nur weniger als 5.000 Elemente liefern.

Bei SharePoint Online bist Du ohnehin fest an diese 5.000er Grenze gebunden und kannst sie nicht ändern. Du mußt also auch nicht mit Performanceeinbußen rechnen. Unabhängig davon würde ich immer versuchen unterhalb von 5.000 Elementen pro Liste oder Bibliothek zu bleiben.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Danke sehr! Du sprichst immer vom "ersten Filter". Meint du damit den ganzen Filter der View, der ja aus einer ganzen Metadatenkombination bestehen kann, oder meinst du damit tatsächlich die erste angegebene Filteroption?

Ich könnte in der View ja nach Projekt = Projekt 5 UND Art = Vertrag Filtern. Darf es nicht mehr als 5000 Projekt 5 Dateien geben, oder geht es doch um die ganze Filterkombination?

 

 

Top-10-Beitragsschreiber
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Es ist tatsächlich die erste Option. In Deinem Beispiel also darf es nicht mehr als 5.000 Projekt-5-Elemente geben. Alle weiteren Optionen können dann nur noch diese 5.000 weiter einschränken.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Danke Derby für die Quellen. Das wusste ich bisher noch nicht.

Die Suche ist ein eigenes Kapitel. Das jetzt allgemein gültig abzuhandeln, wäre nicht machbar, ohne den genauen Aufbau der aktuellen/gwünschten Struktur zu kennen. Grundsätzlich kann es einem aber in dem Moment ziemlich egal sein, in welchen Bibliotheken die Dokumente liegen, da ich sie mir eh zusammenklaube mittels Such Web Part.
Dann sind mir auch die 5000 Dokumente-Obergrenze egal, weil ich gänzlich andere Display Templates oder Suchseiten zur Darstellung nutzen kann.
Das einzige, dessen man sich bewusst sein muss, ist die Search Query. Wenn diese schlecht gemacht ist, werden zu viele Dokumente (was nicht schlimm sein muss) oder zu wenige Dokumente (was ein echter Show Stopper ist) angezeigt.

Ich bin wieder (sporadisch) hier!

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