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Im Workflow die zugehörige Aufgabe referenzieren

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Ohne Rang
4 Beiträge
RNG erstellt in 4 Mai 2017 15:30

Hallo zusammen,

ich versuche gerade ein an sich triviales Problem zu  lösen. Ich möchte dem Benutzer eine Mail senden mit der Benachrichtigung das eine neue Aufgabe ansteht und er diese über den Link DIREKT bearbeiten kann.

Der zweistufige Ansatz "Workflow 1 erstellt Aufgabe" "Workflow 2 versendet die Benachrichtigung" fällt raus, da ich bereits in der Mail Bezug auf die explizite Aufgabe nehmen möchte und Details des Anfordernden Dokumentes direkt mitliefere.

Ich nutze SharePoint Foundation 2013 und habe im Workflow einen parallelen Block angelegt.
Die eine Hälfte legt die Aufgabe an (Variable: sammeln), die andere Hälfte wartet erst eine Minute und möchte dann die Mail generieren.

Im Moment hänge ich an der Stelle die ID der Aufgabe zu ermitteln. Mein Lösungsansatz geht über das Feld " Verwandte Inhalte", das ja einen Bezug zum mir Vorliegenden aktuellen Element hat.

Die Syntax des Feldes ist "URL, Name". Genauso habe ich eine Variable angelegt und mit
[%Workflowkontext: Aktuelle Element-URL%], [%Workflowkontext: Aktuelle Elementname%]
belegt. Im diesbezüglichen Nachschlagevorgang wird aber nie was zurückgegeben.
Als Test ob die Aufgabe überhaupt gefunden würde, habe ich über einen manuellen Eintrag z.B. nach Feldinhalten gesucht, klappt - was bedeutet - auf die Aufgabe selbst kann zugegriffen werden.

Meine Frage:
Hat es schon mal wer geschafft and die ID einer Aufgabe zu kommen, die kurz vorher im GLEICHEN Workflow erstellt wurde?

 

 

 

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Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
17.807 Beiträge

Das geht nur mit einem zweiten Workflow auf der Aufgabenliste und ich verstehe absolut nicht, warum Du den Weg nicht möchtest. Von dort aus hast Du direkten Zugriff auf das Element/Dokument, auf dem der Workflow läuft, der die Aufgabe erstellt hat (über die Spalte Workflowelement-ID).

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
Blog
Ohne Rang
4 Beiträge

Hi Andi,

in der Aufgabenliste landen viele verschiedene Aufgaben für unterschiedliche Dokumenttypen.

Ich müsste im zweiten Workflow auswerten, welche Art von Workflow die Aufgabe erzeugt hat um dann die richtige Vorlage für die Mail zu ziehen. Ich weiß das dies geht und will den anderen Weg nicht einfach so loslassen... Denke ich fange mal an das andere mit dem zweiten Workflow zu bauen und sobald ich die Info habe, ob es doch eine mögliche Abfrage gibt, kann ich wieder zurück auf Anfang...

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
17.807 Beiträge

RNG:
in der Aufgabenliste landen viele verschiedene Aufgaben für unterschiedliche Dokumenttypen.

Das kannst Du ganz einfach über den Inhaltstyp der Aufgabe rausfinden

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
Blog
Ohne Rang
4 Beiträge

klappt, Erwartungsgemäß....

was bleibt ist ... aber es hätte doch irgendwie funktionieren müssen ;-)

Top-25-Beitragsschreiber
320 Beiträge

Warum benutzt Du nicht die Standardfunktion von SharePoint? Beim Erstellen einer Aufgabe, wird doch automatisch dem Benutzer eine E-Mail gesendet (Funktion muss auf der Aufgabenliste aktiviert sein --> Erweiterte Einstellung). In dieser Mail ist auch ein Link zur Aufgabe bzw. eine "Schaltfläche/Button" zum Öffnen (nicht in Outlook 2016).

Alternativ kannst Du auch die Workflow-Aktion "Benutzerdefinierter Aufgabenvorgang" oder "Genehmigungsaufgabe" benutzen. Darin kann man die versendete E-Mail noch anpassen.

Das ermitteln der Aufgabe über "Verwandte Inhalte" würde grundsätzlich zwar gehen, wenn du aber mehrere Aufgaben hast die auf dem gleich "Aktuellen Element" beruhen, bekommst du immer die erste Aufgabe zurück. Du müsstest also sicherstellen das "Verwandte Inhalte" immer eindeutig ist.

Ohne Rang
4 Beiträge

... weil ja in den automatischen Benachrichtigungen keine Details des Vorgangs selbst drin sind.

Wir sparen ein paar Klicks, wenn in der Mails die wichtigsten Details enthalten sind.
(ja. das erzeugt redundante Daten)

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