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automatisierter Emailversand

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Top-500-Beitragsschreiber
31 Beiträge
Lissi42013 erstellt in 5 Apr 2017 18:51

Hallo zusammen,

zum Thema "automatisierter Emailversand" habe ich zwei Fragen und hoffe, dass es Lösungen gibt. :)

1. Gibt es eine Möglichkeit einen festgelegten Empfänger über ALLE Listeneinträge des Tages in einer einzigen Email zu informieren?

2. Kann diese Email zu einem festgelegten Zeitpunkt am Tag versendet werden?

Zur Erklärung:

Wir würden gerne einen kleinen Prozess "Tagesprotokoll" einführen. Kollegen im Außendienst machen als letzte Handlung Ihres Arbeitstages Angaben zu Ihrem Tageserfolg in einer SharePoint-Liste. Jeden Abend um 19 Uhr sollen die jeweiligen Vorgesetzten automatisch einen Überblick Ihrer bis zu 8 Mitarbeiter per Email erhalten. Also wer hat wann wie die abgefragten Spalten ausgefüllt. Im Grunde müsste also jeden Abend per Email ein Snapshot der Liste an den jeweiligen Vorgesetzten geschickt werden.

Von den Designer Workflows weiß ich nur, dass sie  (und damit auch WF-Emails) angestoßen werden, wenn ein neues Element erzeugt wurden, ein Element geändert wurde oder der WF manuell angestoßen wurde. Dann würde aber pro Element eine Email erzeugt und direkt verschickt. Also unpassend.

Und dann kenne ich noch den Alert. Hier kann ich leider nicht individualisieren wer genau die Email bekommen soll und hier kann ich leider auch nicht die Uhrzeit einstellen zu der eine Email verschickt werden soll. Also auch unpassend.

Ich weiß, dass das nicht das Ziel und der Sinn von SharePoint ist. Eigentlich sollten die Vorgesetzten in SharePoint schauen um sich einen Überblick zu verschaffen. Die SharePoint-Barrieren sind in unserem Kontext jedoch recht hoch und starr. Eine Email wäre einfach einfacher... Ich hoffe also dass ihr mit nicht gedanklich steinigt. Vielleicht gibt es ja eine einfache Lösung.

Danke schon mal! :)

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Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
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Ich würde versuchen das mit den Standard-Benachrichtigungen / Alerts zu lösen. Wenn Du es schaffst eine Ansicht für die Vorgesetzten zu bauen nach dem Motto "Meine Elemente", hast Du schon die halbe Miete. Die Ansicht sollte also für jeden die relevanten Daten zeigen. Dann kannst Du für jeden Vorgesetzten eine Benachrichtigung auf diese Ansicht einrichten und einstellen, daß eine tägliche Zusammenfassung geschickt wird. Den Zeitpunkt kann man zwar nicht direkt beeinflussen, aber dahinter steckt ein täglich laufender Timerjob, dessen Zeitplan man durchaus ändern kann. Ich weiß aber nicht auswendig, wie er heißt. Irgendwas mit Alerts...

Die zweite Möglichkeit wäre ein 2013er Workflow, der täglich läuft. Der Workflow prüft für jeden auf neue Elemente, geht die durch und faßt sie in einer Mail zusammen. Dabei hast Du auch Einfluß darauf, wie die Mail aussieht und welche Daten sie enthält. Dafür ist das aber um einiges aufwendiger.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-500-Beitragsschreiber
31 Beiträge

Hi Andi,

danke mal wieder für deine schnelle Rückmeldung.

Also lieber würde ich tatsächlich einen 2013er WF bauen. Kannst du mir vielleicht kurz sagen, wie ich es einstelle, dass er täglich durchläuft?

Oh und natürlich: Wie fasse ich denn mehrere Elemente in einer Mail zusammen?

Danke und Grüße!

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
18.163 Beiträge

Oh Mist, tut mir leid. Ich hatte in letzter Zeit fast ausschließlich Nintex Workflows und da gibt es Scheduled Workflows.

Du müßtest also selbst einen Mechanismus bauen, um den Workflow regelmäßig zu starten, z.B. ein PowerShell-Script per Windows Task Scheduler. Dann kannst Du aber auch gleich den ganzen Ablauf in PowerShell bauen...

Nur der Vollständigkeit halber, hier habe ich mal zusammengefaßt, wie sowas grundsätzlich geht. Beachte auch den Link zum zweiten Teil ganz unten: https://andifandrich.wordpress.com/2013/08/06/sharepoint-2013-workflows-teil-1-call-http-web-service/

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-25-Beitragsschreiber
344 Beiträge

Falls Du unbedingt 2013er Workflows nehmen willst und diese immer automatisch starten sollen (ohne ServerTask/PowerShell) kannst Du Dir mit einer Hilfsliste behelfen, auf der Du 2 (ZWEI) Workflows hast, die sich immer gegenseitig (über REST) an Triggern.

Workflow 1 : Wartet bis zu einem gewissen Zeitpunkt und startet Workflow 2

Workflow 2 : Verarbeitet die eigentlichen Aufgaben (Items erstellen, Mail versenden usw.) und startet anschließend den Workflow 1

Ist im ersten Moment etwas Aufwendig, hat aber auch einige Vorteile: Besonders bei großen Listen mit vielen Elementen kann es schnell passieren, der Workflow muss angepasst werden oder es gab Probleme und alle Workflows stehen. Wenn Du jetzt mehrere 100 Workflow-Instanzen neu starten must ist das eine extreme Klickorgie. Bei der 2 Workflow Lösung hast du nur 1 Workflow denn du Neu starten must.

Beispiele:
http://sharepoint.stackexchange.com/questions/161243/trigger-sharepoint-2013-site-workflow-through-rest-apis
https://blogs.msdn.microsoft.com/sridhara/2014/08/21/fix-sharepoint-2013-workflow-recursion-prevention-part-2/
https://social.msdn.microsoft.com/Forums/office/en-US/a7a61c86-9491-4beb-8efb-4c58dcbba6e5/start-site-workflow-using-rest-call?forum=sharepointcustomization

Lissi42013:

Und dann kenne ich noch den Alert. Hier kann ich leider nicht individualisieren wer genau die Email bekommen soll und hier kann ich leider auch nicht die Uhrzeit einstellen zu der eine Email verschickt werden soll. Also auch unpassend.

Man kann schon Uhrzeiten angeben wann die Mails versendet werden, aber nur volle Stunden und nur bei den Täglichen/Wöchentlichen Zusammenfassungen (bei sofort machst ja auch keinen Sinn). Am Timerjob würde ich nichts ändern, der läuft eh alle 5 Minuten, da der für die ganze Farm gilt.

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