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Office-Vorlagenverhalten

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12 Beiträge
Philipp erstellt in 5 Apr 2017 14:44

Hallo,

wir haben eine größere Menge Office-Vorlagen in Sharepoint. Zuviele und zu diversifiziert, um sie alle unter "Neues Dokument" auf die klassische Weise einzubinden. So sind sie jetzt in einer Dokumentbibliothek versammelt und vermetadatet, alle sind in den Office-Vorlagenformaten dotx, potx, xltx.

Wenn man nun ein neues Dokument auf Basis einer solchen Vorlage erstellen will, bekommt man mit Klick auf das Element die Vorlage ins Office, aber eben unter dem dort vorgehaltenen Dateinamen, ggf. mit der Warnung "Schreibgeschützt geöffnet. Wollen Sie bearbeiten?"

Nach "Ja" und der Vornahme von Änderungen führt dann das Speichern natürlich zum Ersetzen der bisherigen Vorlage. Speichern unter läßt einen immerhin einen anderen Zielort wählen, behält aber trotzdem den Namen und die Vorlagenformat-Extension bei. Man muß Dateityp oder -endung von Hand anpassen.

In der Sicht nicht "Name (Hyperlink zu Dokument mit Bearbeitungsmenü)" zu verwenden, sondern stattdessen "Name (mit Dokument verknüpft)" ändert nur, daß man schon beim Klick nach Bearbeiten oder Schreibgeschützt gefragt wird. "Name (zur Verwendung in Formularen)" ist gleich gar nicht klickbar.

Das klassische Verhalten bedeutet ja mit Öffnen einer .dotx, daß Word die Vorlage lädt, aber das Dokument ansonsten als neu betrachtet, es hat also einen geänderten Default-Namen und das Format ist automatisch docx, nicht mehr dotx.

Kann man dieses Verhalten mit Sharepoint nachbilden? Der Weg über "Kopie herunterladen" ist deutlich zu umständlich.

Grüße und Danke
Philipp

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Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
18.317 Beiträge

Mache Dich mal zum Thema Inhaltstypen schlau - die sind dafür gedacht und man hat das Problem nicht.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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12 Beiträge

Hallo, Andi,

Andi Fandrich:
Mache Dich mal zum Thema Inhaltstypen schlau - die sind dafür gedacht und man hat das Problem nicht.

OK - ich sehe die Vorteile davon: man kann ein und denselben Inhaltstyp übergreifend ausgestalten und der kann sich dann auch in verschiedenen, auch voneinander getrennten Bibltiotheken befinden und wird über das "Neu"-Menü verfügbar gemacht. Ein auf diese Weise initiiertes Dokument ist dann auch im klassischen Office-Sinn ein wirklich neues und wird nicht mit dem Namen der Vorlage angelegt, sondern mit einem neuen. Der Teil ist das, was ich gesucht habe.

Aber: So wie ich das bis jetzt verstanden habe und wie sich die entsprechenden Einstellungen darstellen, kann man zu einem Inhaltstyp, der dann auch als ein Eintrag unter "Neu" auftaucht, auch nur eine einzige Vorlagendatei implementieren, und das müßte man dann für alle einzelnen Vorlagen durchexerzieren, richtig?

Grüße und Danke
Philipp

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
18.317 Beiträge

Ja, man legt für jede Vorlage einen eigenen Inhaltstyp an. Genau das ist ja Sinn der Sache. Damit kann man aber auch wirklich verschiedene Vorlagen mit verschiedenen Metadaten haben.

Außerdem kennen Inhaltstypen das System der Vererbung. Um es einfacher zu machen, kannst Du Dir eigene Basis-Inhaltstypen anlegen und davon dann die letztlich verwendeten ableiten. Du kannst z.B. einen Basisinhaltstyp für die ganze Firma haben. Davon leitest Du einen für Vertriebsdokumente ab und davon dann einen für Angebote. Wenn Dir später einfällt, daß alle Dokumente der Firma ein Feld "Kostenstelle" haben sollen, füge des allgemeinen Basis-Inhaltstyp hinzu. Wenn das nur für Vertriebsdokumente gelten soll, füge es dort hinzu.

Viele Grüße
Andi
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