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Automatisch erzeugte filterbasierte Ansichten?

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Philipp erstellt in 29 Mrz 2017 11:45

Hallo,

ich frage mich, ob folgendes Szenario machbar ist:

Ich habe eine Anzahl Dokumente, bei denen eine organisatorische Zuordnung sowohl in einer Produktlogik als auch in einer Teamlogik passiert: Dokument1.docx ist dem Produkt "Microsoft" zugeordnet und außerdem dem Team Vertrieb. Dokument2.xlsx zB Produkt Oracle, ebenfalls Team Vertrieb. Dokument3.pdf Team Marketing und Produkt EMC. Und so weiter. Jedem Dokument ist also eine Kombination aus Team und Produkt zugeordnet, es gibt jeweils ein paar Werte (Vertrieb, Marketing, Entwicklung, Service, Controlling, Prozesse, ...) und (Microsoft, EMC, Oracle, Citrix, Dell, ...). Bei einer Organisation in Ordnern komme ich natürlich zum Einordnungproblem: Kommt auf die erste Ebene die eine Eigenschaft und in jeden der Ordner je ein neuer Ordner der anderen Eigenschaft - oder genau umgekehrt? Es soll ja möglich sein, von jeder der beiden Dimensionen genau die jeweiligen Dokumente anzeigen zu lassen, also Auswahlen wie "Alle Vertriebsdokumente" oder "Alle Microsoftdokumente". Klingt wie eine Standardanforderung für Dokumentenmanagement.

Die vorläufige Experimentierlösung besteht momentan darin, daß zwei zusätzliche Spalten als Pflichtfelder definiert wurden - "Team" und "Produkt", deren Befüllung wird beim Einchecken  über eine Auswahlliste verlangt, die Dokumente liegen dann in einem einzelnen Verzeichnis und für diese Bibliothek wurden Ansichten erstellt, die über den entsprechenden Spaltenfilter das Verlangte anzeigen.

Hat natürlich den Nachteil, daß in der Kopfzeile neben "Alle Dokumente" nur die alphabetisch ersten zwei Ansichten direkt verfügbar sind und alle anderen in einer langen Liste hinter den drei Navigationspunkten stecken und aufgeklappt werden müssen. Wenn außerdem mal neue Teams oder Produkte dazukommen, müssen in beiden Dimensionen dafür manuell neue Ansichten eingerichtet werden. Das ist zwar schnell gemacht, aber trotzdem unpraktisch.

Das muß doch eleganter gehen?

Optimal wäre ja, wenn aus den vorhandenen Werten der beiden Spalten die Sichten automatisch generiert werden könnten, einfach durch das Hinzufügen neuer Werte in eine der beiden Spalten.

Noch besser, wenn die Ansichten dann in der Dokumentenliste nicht in der Aufklapp-Ansichtsnavigation aufgereiht werden, sondern vielleicht gleich alle (als Ordner oder virtuelle Ordner o.ä.?) angezeigt werden. Wenn dann bei Produkten zB ein neuer Eintrag in der Auswahlliste eingepflegt wird, sollte die entsprechende Sicht automatisch in der Liste auftauchen.

Jemand eine Idee, in welche Richtung ich da losbasteln könnte/sollte? Ein paar erste Suchversuche, vielleicht nicht mit den richtigen Stichworten, haben mich noch nicht weitergebracht.

Grüße und Danke
    Philipp

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Man kann natürlich ganz auf das Ansichtenmenü verzichten und die Ansichten selbst verlinken. Und man braucht gar nicht so viele Ansichten, weil man den Filter direkt im Link mitgeben kann. Das geht nach diesem Muster:
AllItems.aspx?FilterField1=MyFieldName&FilterValue1=MyFilterValue

Aber hast Du schon mal gruppierte Ansichten getestet? Das dürfte eigentlich Euren Benutzern völlig ausreichen. Ich würde eine Ansicht erstellen, die zuerst nach Produkt und dann nach Team gruppiert und eine weitere, bei der es andersrum ist. Damit hast Du auch wieder beide Möglichkeiten: wer möchte, sucht zuerst nach Produkt und dann nach Tema und wer es anders möchte, nimmt die andere Ansicht.

Viele Grüße
Andi
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Philipp:

Davon abgesehen, bin ich bei der Inhaltsorganisation noch auf ein anderen Problem gestoßen, bei dem ich auch nicht weiß, ob es ein User- oder ein Konfigurationsfehler ist oder ob die Funktionalität so ist, wie sie ist. Das führt aber weg vom Topic dieses Threads und ich habe es in einem eigenen Thema untergebracht.

Siehe Antwort dort.

Philipp:

Hm, interessante Idee, allerdings letztlich ein Vorbereitungsschritt zuviel. Entweder habe ich ja die Vorlagen - wie jetzt - in einem flachen Speicherort und die Zuordnung/Organisation geschieht über die Metadaten von Team und Produkt, und die muß ich beim Einchecken ja sowieso setzen. Oder ich ziehe diesen Inhaltsorganisationsschritt davor, bei dem die Vorlagendatei von außen reinkommt und aufgrund von Eigenschaften wegsortiert wird, und das wären ja die selben Eigenschaften, die ich dann woanders einbringen müßte, damit der dropoff-Folder sie weitersortieren kann, und dann wäre die Frage, ob man derlei Vorlagensammlungen basierend auf Speicherort statt auf Metadaten bei Neu einblenden kann und das klang mir bisher auch nicht so, als ob.

Sehe ich nicht so, da das Erstellen des Dokuments so oder passiert, wo ist letztendlich ja egal.

Philipp:

Das interessiert mich deutlich mehr - aber wie kriege ich so eine Auswahl der Zielbibliothek zur Laufzeit des Workflows umgesetzt? Das wäre ja zum Workflowstart die erste Aktion, aber es steht auf den ersten Blick keine zur Auswahl, die das leistet. "Feld im aktuellen Element festlegen" scheint noch am nächsten dran zu sein, aber dort von außen einen Wert in den WF zu injizieren, der idealerweise über einen Dialog ausgewählt wird., scheint nicht zu funktionieren. "Initiierungsformularparameter" klingt, als sei es das richtige, weil sie "Daten beim Start des Workflows sammeln". Aber sowas wie eine Dialogbox, in der man einen Speicherort auswählen kann, wird dort nicht angeboten, und eine einfache Textzeile, in der man den Speicherpfad manuell eintippt, ist sicherlich nicht vermittelbar. Ganz davon abgesehen, daß diese Information dann zB in der Variablen "Zielort" steht, diese Variable dann aber in der Workflowaktion "Dokument kopieren" nicht als Quelle für das Kopierziel nicht angeboten wird.

Bei den "Initiierungsformularparameter" bist Du genau richtig. Allerdings wird diese Version nur mit 2013er REST-Workflow bzw. einer selbstentwickelten 2010/2013 Workflow-Aktion funktionieren, da man in den Aktion beim Auswählen einer Bibliothek keine Variablen verwenden kann, sondern nur eine Auswahl der vorhandenen bekommt. Wenn du zbsp. einen REST-Workflow erstellst, müstest du im "Initiierungsformularparameter" ein Feld "Auswahl" einfügen, in dem du alle Bibliotheken mit dem Titel zur Auswahl gibst. Diesen Wert kannst du dann im Workflow als Variable verwenden. Für jedes Feld was du so anlegst wird automatisch ein "Parameter" in den Variablen erzeugt.

Derby

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Man kann natürlich ganz auf das Ansichtenmenü verzichten und die Ansichten selbst verlinken. Und man braucht gar nicht so viele Ansichten, weil man den Filter direkt im Link mitgeben kann. Das geht nach diesem Muster:
AllItems.aspx?FilterField1=MyFieldName&FilterValue1=MyFilterValue

Aber hast Du schon mal gruppierte Ansichten getestet? Das dürfte eigentlich Euren Benutzern völlig ausreichen. Ich würde eine Ansicht erstellen, die zuerst nach Produkt und dann nach Team gruppiert und eine weitere, bei der es andersrum ist. Damit hast Du auch wieder beide Möglichkeiten: wer möchte, sucht zuerst nach Produkt und dann nach Tema und wer es anders möchte, nimmt die andere Ansicht.

Viele Grüße
Andi
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Ah, das mit der Gruppierung ist ein prima Tip, das geht schon sehr gut in die richtige Richtung und hat vor allem den Vorteil, daß später eingerichtete neue Werte für die beiden Properties ohne weiteres Zutun automatisch auftauchen. Vielleicht reicht das schon. Jedenfalls vielen Dank für den Denkanstoß!

Grüße und Danke
Philipp

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Hallo,

Andi Fandrich:
Aber hast Du schon mal gruppierte Ansichten getestet? Das dürfte eigentlich Euren Benutzern völlig ausreichen. Ich würde eine Ansicht erstellen, die zuerst nach Produkt und dann nach Team gruppiert und eine weitere, bei der es andersrum ist. Damit hast Du auch wieder beide Möglichkeiten: wer möchte, sucht zuerst nach Produkt und dann nach Tema und wer es anders möchte, nimmt die andere Ansicht.

Soooo - wie häufig in solchen Fällen: In jedem kleinen Problem steckt ein großes, das gerne raus möchte. Konkret stießen die beiden "über Kreuz gruppierten" Ansichten zunächst auf ein erfreutes "das sieht ja recht gut aus"-Echo. Wie immer schließt sich dann ein Aber an.

Hier ist nun das Problem, daß man die fraglichen Vorlagen auf einer Ebene in einem Verzeichnis hat und dort sehr bequem mit diesen beiden Sichten durchgehen kann. Will man aber basierend auf einer solchen Vorlage ein neues, eigenes Dokument erstellen, ist ja die Frage, wie es weitergeht. Man kann ja zunächst das Dokument downloaden, tun, was getan werden muß und es dann an seinem neuen Zielort hochladen/einchecken.

Die nicht ganz so manuelle Methode wäre, einen Workflow zu gestalten, der mit Start nach dem geplanten Ablageort fragt, dort eine Kopie anlegt und die auscheckt und öffnet. (mal so larifari hingeschrieben - weiß nicht, ob Workflow das "so einfach" kann).

Der spontan geäußerte Usability-Wunsch war: "Kann man diese zweidimensional gruppierte Auswahl nicht oben links bei Neues Dokument integrieren?". :-O Angesichts der Gymnasitk, die man unternehmen muß, um auch nur eine einfache hartverdrahtete zusätzliche Standardvorlage dort unterzubringen, sagt mein Bauchgefühl, daß das nicht geht. Aber vielleicht liege ich damit ja falsch und es geht doch - was man bei Websiteinhaltstypen alles angezeigt kriegt, ist ja doch ziemlich umfangreich und heterogen, vielleicht ist das ja doch so flexibel.

Hat jemand dazu eine Idee?

Grüße und Danke
  Philipp

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Wenn ich das richtig verstanden habe, geht es darum unterschiedliche Standardwerte für manche Metadaten zu setzen. Wenn ich ein Dokument an der einen Stelle erzeuge, sollen die Felder also anders vorbelegt sein, als an anderen Stellen? Das geht bei Dokumenten leider nicht...

Ich wundere mich an diesen Stellen aber immer wieder über die Benutzer. In SharePoint zwei Spalten auszufüllen ist ihnen zu viel, aber im Dateisystem durch eine komplett unübersichtliche Ordnerstruktur navigieren, nur um eine Datei in einen ganz bestimmten Unterordner zu legen, das ist kein Problem...

Viele Grüße
Andi
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Hallo, Andi,

Andi Fandrich:
Wenn ich das richtig verstanden habe, geht es darum unterschiedliche Standardwerte für manche Metadaten zu setzen. Wenn ich ein Dokument an der einen Stelle erzeuge, sollen die Felder also anders vorbelegt sein, als an anderen Stellen? Das geht bei Dokumenten leider nicht...

Jein - ich verdeutliche es mit einem Screenshot:

Die Daten in "Team" und "Produkt" sind die Metadaten, auf die die gruppierten Ansichten Produkte und Teams aus Deinem Vorschlag weiter oben zurückgreifen. Die Dateien sind die später zu verwendenden Vorlagen (hier zu Testzwecken noch alles Dummies). Wenn jemand aus einer dieser Vorlagen später eine eigene Datei erzeugt, können die Metadaten unverändert bleiben, das Dokument liegt dann bloß in einem noch zu benennenden anderen Speicherort  (Umsetzung durch 1. Download und woanders neu einchecken oder 2. einen Workflow tbd). Im Moment ist die Usabilityanfrage "nur", den Aufruf der gruppierten Ansichten aus dem Contentfenster in das "Neues Dokument"-Dropdown aus dem Menüband zu verlagern (also 3. Aufruf und Neuanlage in dem Speicherort, wo sich der User befindet). Und da ist mein Bauchgefühl eher skeptisch, aber ich wollte zumindest mal rumgefragt haben.

Andi Fandrich:
In SharePoint zwei Spalten auszufüllen ist ihnen zu viel, aber im Dateisystem durch eine komplett unübersichtliche Ordnerstruktur navigieren, nur um eine Datei in einen ganz bestimmten Unterordner zu legen, das ist kein Problem...

Tja, alte Gewohnheiten sind schwer zu überkommen - Ordner kennt man seit 30, 40 Jahren und von zu Hause, an Neues muß man sich gewöhnen.

Grüße und Danke
Philipp

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Habe ich das richtig verstanden, daß in dieser Bibliothek nur die Vorlagen sind, aus denen dann Dokumente an anderer Stelle erzeugt werden sollen? Es geht also um den Weg, wie man an eine bestimmte Vorlage kommt?

Da stellt sich die Frage, wieviele es denn insgesamt sind. Zur Verwaltung von Vorlagen verwendet man normalerweise Inhaltstypen, die man dann auch schön im Neu-Menü auswählen kann. Wenn es aber viele in einer Bibliothek sind, wird das schnell unübersichtlich. Es gibt keinen einfachen Weg, mit dem man an einer Stelle eine Vorlage öffnen kann, so daß daraus eine Datei an anderer Stelle erzeugt wird.

Viele Grüße
Andi
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Hallo, Andi,

Andi Fandrich:
Habe ich das richtig verstanden, daß in dieser Bibliothek nur die Vorlagen sind, aus denen dann Dokumente an anderer Stelle erzeugt werden sollen? Es geht also um den Weg, wie man an eine bestimmte Vorlage kommt?

Ja, das kommt hin.

Andi Fandrich:
Da stellt sich die Frage, wieviele es denn insgesamt sind. Zur Verwaltung von Vorlagen verwendet man normalerweise Inhaltstypen, die man dann auch schön im Neu-Menü auswählen kann. Wenn es aber viele in einer Bibliothek sind, wird das schnell unübersichtlich.

Ich fürchte, das ist der begrenzende Faktor, es wird wohl eine mittlere bis hohe zweistellige Anzahl werden. Darum war ja auch die ursprüngliche Anforderung, diesen Berg mit den zwei Metadaten wenigstens etwas zu strukturieren. Die kriege ich also nicht auf einfache Weise ins Neu-Menü. Schade, aber damit habe ich nun auch gerechnet.

Andi Fandrich:
Es gibt keinen einfachen Weg, mit dem man an einer Stelle eine Vorlage öffnen kann, so daß daraus eine Datei an anderer Stelle erzeugt wird.

Ok, das begrenzt es dann wohl auf die zwei anderen skizzierten Möglichkeiten:

  1. Fragliche Vorlage downloaden und dem User überlassen, daß das neu erstellte, darauf basierende Dokument anschließend an geeigneter Stelle gespeichert und eingecheckt wird. Da die "geeignete Stelle" ja ohnehin in allen Usecases bekannt sein muß und ein Unterschied allenfalls daraus erwächst, wann sich dorthin begeben wird. (a: Man ist schon da[entfällt jetzt]; b: Man wühlt sich zwecks Upload durch die Ordnerstruktur dorthin; c: Man gibt den Zielort in einem Workflowschritt an, siehe nächster Punkt), ist das ja sogar zweirangig.
  2. Im Vorlagenverzeichnis für die fragliche Vorlage einen Workflow starten, der den Speicherzielort abfragt, von dem Dokument dort eine Kopie anlegt und die vielleicht auch gleich auscheckt und im passenden Officeprogramm öffnet.

Für 2. frag' ich mich nun, ob das per Workflow umsetzbar ist. Nach etwas Rumprobieren bin ich noch auf keine intuitive Methode gekommen, wie man zu Workflowbeginn sowas wie einen Zielort eingeben kann. Gibt's hier Denkantöße?

Grüße und Danke
Philipp

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Vielleicht könnte hier die Inhaltsorganisation helfen. Alle Dokumente werden über die Vorlagen+Contenttypes mit vordefinierten Metadaten in der Abagbebibliothek erzeugt und über die Regeln der InhaltsOrga in die jeweiligen Zielbibliotheken verschoben, in denen die Dokumente über die jeweiligen Ansichten gefiltert/gruppiert/gesucht werden usw.

2. Möglichkeit: In der Bibliothek in der die Vorlagen liegen, erstellst Du einen Workflow der das Dokument an eine Zielbibliothek kopiert die der User in einem Auswahlfeld auswählen kann (Zusätzlich zum Dokument Namen, sonstige Felder usw.). Dort wird das Dokument erzeugt und der User kann es entsprechend ausfüllen.

Auf dieses Ordnergedöns würde ich mich nicht einlassen, maximal Dokumentenmappen für die Vererbung der Metadaten :)

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Hallo, Derby,

Derby:
Vielleicht könnte hier die Inhaltsorganisation helfen. Alle Dokumente werden über die Vorlagen+Contenttypes mit vordefinierten Metadaten in der Abagbebibliothek erzeugt und über die Regeln der InhaltsOrga in die jeweiligen Zielbibliotheken verschoben, in denen die Dokumente über die jeweiligen Ansichten gefiltert/gruppiert/gesucht werden usw.

Hm, interessante Idee, allerdings letztlich ein Vorbereitungsschritt zuviel. Entweder habe ich ja die Vorlagen - wie jetzt - in einem flachen Speicherort und die Zuordnung/Organisation geschieht über die Metadaten von Team und Produkt, und die muß ich beim Einchecken ja sowieso setzen. Oder ich ziehe diesen Inhaltsorganisationsschritt davor, bei dem die Vorlagendatei von außen reinkommt und aufgrund von Eigenschaften wegsortiert wird, und das wären ja die selben Eigenschaften, die ich dann woanders einbringen müßte, damit der dropoff-Folder sie weitersortieren kann, und dann wäre die Frage, ob man derlei Vorlagensammlungen basierend auf Speicherort statt auf Metadaten bei Neu einblenden kann und das klang mir bisher auch nicht so, als ob.

Davon abgesehen, bin ich bei der Inhaltsorganisation noch auf ein anderen Problem gestoßen, bei dem ich auch nicht weiß, ob es ein User- oder ein Konfigurationsfehler ist oder ob die Funktionalität so ist, wie sie ist. Das führt aber weg vom Topic dieses Threads und ich habe es in einem eigenen Thema untergebracht.

Derby:
In der Bibliothek in der die Vorlagen liegen, erstellst Du einen Workflow der das Dokument an eine Zielbibliothek kopiert die der User in einem Auswahlfeld auswählen kann (Zusätzlich zum Dokument Namen, sonstige Felder usw.). Dort wird das Dokument erzeugt und der User kann es entsprechend ausfüllen.

Das interessiert mich deutlich mehr - aber wie kriege ich so eine Auswahl der Zielbibliothek zur Laufzeit des Workflows umgesetzt? Das wäre ja zum Workflowstart die erste Aktion, aber es steht auf den ersten Blick keine zur Auswahl, die das leistet. "Feld im aktuellen Element festlegen" scheint noch am nächsten dran zu sein, aber dort von außen einen Wert in den WF zu injizieren, der idealerweise über einen Dialog ausgewählt wird., scheint nicht zu funktionieren. "Initiierungsformularparameter" klingt, als sei es das richtige, weil sie "Daten beim Start des Workflows sammeln". Aber sowas wie eine Dialogbox, in der man einen Speicherort auswählen kann, wird dort nicht angeboten, und eine einfache Textzeile, in der man den Speicherpfad manuell eintippt, ist sicherlich nicht vermittelbar. Ganz davon abgesehen, daß diese Information dann zB in der Variablen "Zielort" steht, diese Variable dann aber in der Workflowaktion "Dokument kopieren" nicht als Quelle für das Kopierziel nicht angeboten wird.

Wie würde man sowas denn einbinden?

Grüße und Danke
Philipp

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Davon abgesehen, bin ich bei der Inhaltsorganisation noch auf ein anderen Problem gestoßen, bei dem ich auch nicht weiß, ob es ein User- oder ein Konfigurationsfehler ist oder ob die Funktionalität so ist, wie sie ist. Das führt aber weg vom Topic dieses Threads und ich habe es in einem eigenen Thema untergebracht.

Siehe Antwort dort.

Philipp:

Hm, interessante Idee, allerdings letztlich ein Vorbereitungsschritt zuviel. Entweder habe ich ja die Vorlagen - wie jetzt - in einem flachen Speicherort und die Zuordnung/Organisation geschieht über die Metadaten von Team und Produkt, und die muß ich beim Einchecken ja sowieso setzen. Oder ich ziehe diesen Inhaltsorganisationsschritt davor, bei dem die Vorlagendatei von außen reinkommt und aufgrund von Eigenschaften wegsortiert wird, und das wären ja die selben Eigenschaften, die ich dann woanders einbringen müßte, damit der dropoff-Folder sie weitersortieren kann, und dann wäre die Frage, ob man derlei Vorlagensammlungen basierend auf Speicherort statt auf Metadaten bei Neu einblenden kann und das klang mir bisher auch nicht so, als ob.

Sehe ich nicht so, da das Erstellen des Dokuments so oder passiert, wo ist letztendlich ja egal.

Philipp:

Das interessiert mich deutlich mehr - aber wie kriege ich so eine Auswahl der Zielbibliothek zur Laufzeit des Workflows umgesetzt? Das wäre ja zum Workflowstart die erste Aktion, aber es steht auf den ersten Blick keine zur Auswahl, die das leistet. "Feld im aktuellen Element festlegen" scheint noch am nächsten dran zu sein, aber dort von außen einen Wert in den WF zu injizieren, der idealerweise über einen Dialog ausgewählt wird., scheint nicht zu funktionieren. "Initiierungsformularparameter" klingt, als sei es das richtige, weil sie "Daten beim Start des Workflows sammeln". Aber sowas wie eine Dialogbox, in der man einen Speicherort auswählen kann, wird dort nicht angeboten, und eine einfache Textzeile, in der man den Speicherpfad manuell eintippt, ist sicherlich nicht vermittelbar. Ganz davon abgesehen, daß diese Information dann zB in der Variablen "Zielort" steht, diese Variable dann aber in der Workflowaktion "Dokument kopieren" nicht als Quelle für das Kopierziel nicht angeboten wird.

Bei den "Initiierungsformularparameter" bist Du genau richtig. Allerdings wird diese Version nur mit 2013er REST-Workflow bzw. einer selbstentwickelten 2010/2013 Workflow-Aktion funktionieren, da man in den Aktion beim Auswählen einer Bibliothek keine Variablen verwenden kann, sondern nur eine Auswahl der vorhandenen bekommt. Wenn du zbsp. einen REST-Workflow erstellst, müstest du im "Initiierungsformularparameter" ein Feld "Auswahl" einfügen, in dem du alle Bibliotheken mit dem Titel zur Auswahl gibst. Diesen Wert kannst du dann im Workflow als Variable verwenden. Für jedes Feld was du so anlegst wird automatisch ein "Parameter" in den Variablen erzeugt.

Derby

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Hallo, Derby,

Derby:
Bei den "Initiierungsformularparameter" bist Du genau richtig. Allerdings wird diese Version nur mit 2013er REST-Workflow bzw. einer selbstentwickelten 2010/2013 Workflow-Aktion funktionieren, da man in den Aktion beim Auswählen einer Bibliothek keine Variablen verwenden kann, sondern nur eine Auswahl der vorhandenen bekommt.

Ok - das übersteigt meine Möglichkeiten im Moment dann doch noch - aber ich behalte das mal im Hinterkopf, vielleicht kommt das mal mittelfristig irgendwann in Reichweite. Jedenfalls vielen Dank - auch an Andi - für alle Tips bis hierher!

Grüße und Danke
Philipp

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