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Ein Dokument in mehreren Bibliotheken

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Ohne Rang
19 Beiträge
Phill erstellt in 16 Mrz 2017 14:29

Hallo liebe Community,

Da ein tag ohne dumme frage von mir wie ein tag ohne Sonne ist habe ich da mal eine:

Der Softwarehersteller SAP bietet neben seinem klassichen ERP System auch weitere System wie das SRM an. DIese Systeme sind untergliedert in verschiedene Module MM , PP, ESS usw.

Wenn eines unserer Werke auf SAP umgestellt wird fallen logischerweise massen an Dokumenten an.
Bisher habe ich den ansatz verfolgt in einer Bibliothek Ordner anzulegen die automatisch Metadaten den Dokumeneten hinzufügend ie darin abgelegt sind.

Ein Beispiel dafür: SAP -> ERP -> MM der Vorteil daran ist das der Anwender weniger Metadaten von Hand dem Dokument hinzufügen muss.

Aber jetzt kommt mein Problem wie gehe ich damit um wenn Dokumente für mehrere Module sind z.B. MM & PP und wie würde sich das mit den Metadaten verhalten ?

Noch Schlimmer ist es wenn das Dokuemnt nicht nur im ERP BEreich sondern auch noch im SRM mit seinen eigenen Modulen benötigt wird.

Wäre für eure Ideen sehr dankbar !

 

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Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
17.810 Beiträge

Das ist der Grund, warum man in SharePoint fast immer den Grundsatz verfolgt keine Ordner zu verwenden. Ja, es stimmt, daß die Benutzer dann mehr Metadaten manuell pflegen müssen, aber der Aufwand lohnt sich. I.d.R. sehen die Benutzer das sogar ein - es bringt ihnen ja was.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Ohne Rang
19 Beiträge
Phill Als Antwort auf 16 Mrz 2017 14:52

Ich gebe dir absolut recht es vereinfacht auch die Administration.

Was mach ich denn mit Dokumenten die für 2 Module sind ? Kann ich da was mit den Metadaten machen ?

Ist es möglich ansichten zu definieren die nur bestimmte USer sehen können ? Es leider Dokumente die nicht jeder sehen darf.

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
17.810 Beiträge

Phill:
Was mach ich denn mit Dokumenten die für 2 Module sind ? Kann ich da was mit den Metadaten machen ?

Man muß ja nur bei den Metadaten eine Mehrfachauswahl erlauben, so daß ein Dokument für Modul 1 und für Modul 2 gelten kann.

Phill:
Es leider Dokumente die nicht jeder sehen darf.

Ein gutes Berechtigungskonzept ist eine ganz andere Sache. Berechtigungen auf Ansichten gibt es nicht, aber man kann sich Automatismen schaffen, die nach denselben Regeln, mit denen man die Ansichten definieren würde, unterschiedliche Berechtigungen setzen. Das kann z.B. ein Workflow sein.

Besser ist es aber immer, ein Konzept zu finden, das ohne Einzelrechte auskommt und stattdessen unterschiedliche Bibliotheken oder gar unterschiedliche Websites verwendet. Zentral zusammenführen kann man das dann wieder mit Hilfe der Suche.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Ohne Rang
19 Beiträge

Danke Andi das waren die Infos die ich gebraucht habe !

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