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Projektstatus in Dokumentenbibliothek

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ManuelF95 erstellt in 17 Dez 2016 18:12

Hallo Leute,

 

ich hoffe ich habe die meisten nicht schon durch meinen nichtssagenden Betreff vertrieben, es fällt mir etwas schwer das Ganze zu beschreiben, da ich ein absoluter Neuling in Sachen Sharepoint bin. Jedenfalls muss ich für meine Firma einen Sharepoint für die Internationalisierung erstellen. Mein Chef stellt sich das so vor, dass in einer Bibliothek die verschiedenen Projekte ihre eigenen Ordner haben. Soweit, so gut. Allerdings möchte er in der Dokumentenbibliothek direkt eine Übersicht welches Projekt sich in welchem Status befindet.

Ich habe da an eine erweiterte Ordneransicht mit Ja/Nein Kästchen gedacht, wo man dann zB für Projekt A "Strategic Fit" anklicken kann, "Due Diligence" ebenfalls und Final Approval noch nicht weil diese fehlt. Das wäre mMn eine einfache Möglichkeit um darzustellen welche Steps bereits absolviert sind und in welcher Phase sich das Projekt momentan befindet. Ich schaffe es allerdings nicht, das umzusetzen - es funktioniert nicht so wie ich das möchte.

Jetzt bitte ich euch um Hilfestellung bezüglich der erweiterten Ordneransicht ODER habt ihr bessere Ideen um den aktuellen Projektstatus auf den ersten Blick in der Bibliothek einzusehen?

Vielen Dank im Voraus, ich hoffe das war einigermaßen verständlich.

Beste Grüße,

Manuel

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Das Stichwort heißt Inhaltstypen. Du kannst auch eigene Ordner-Inhaltstypen erstellen und damit einem Ordner beliebige Metadaten zuweisen. Und wenn Du schon dabei bist, empfehle ich Dir Dich gleich mit Dokumentenmappen zu beschäftigen. Das sind eine Art erweiterte Ordner.

Viele Grüße
Andi
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Stichwort Inhaltstypen, soweit so gut - viel kann ich damit allerdings noch nicht anfangen. Könntest du mir das bitte detaillierter erklären?

BG

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Das Web ist voll mit Informationen dazu. Bei Microsoft habe ich auf die Schnelle nur die Startseite für 2010 gefunden, aber es hat sich dort auch nichts grundlegendes geändert: https://msdn.microsoft.com/de-de/library/office/ms472236(v=office.14).aspx

Viele Grüße
Andi
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Jetzt habe ich in meiner Bibliothek die Übersicht über die Projektphasen mittels Yes/No Checkbox - allerdings, wenn ich dann auf Projekt A in den Ordner klicke möchte ich diese Checkboxes nicht mehr haben. Mir zeigt es jetzt aber trotzdem bei den einzelnen Dokumenten dort dann auch noch die Spalten an.

Was kann ich da machen?

 

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Dokumentenmappen verwenden. Da kann man für jede Art festlegen, welche Ansicht innerhalb der Mappe verwendet werden soll.

Viele Grüße
Andi
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Vielen Dank! Jetzt funktioniert alles so, wie ich mir das vorgestellt habe.

Allerdings nur in der ersten Bibliothek - es gibt 6 weitere Bibliotheken für die ich die selben Einstellungen benötige, gibt es eine Möglichkeit das auf bereits erstellte Bibliotheken zu übertragen?

LG Manuel

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Genau dafür sind Inhaltstypen gedacht. Die erstellt man ein einziges Mal und packt sie dann nur noch auf die Listen oder Bibliotheken und hat sofort alle Funktionalität...

Viele Grüße
Andi
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