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Stellvertreter Regelung im Workflow

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Top-200-Beitragsschreiber
72 Beiträge
erdmelone erstellt in 2 Dez 2016 8:29

Hallo zusammen,

Ich habe momentan die Aufgabe bei unserem SharePoint 2013 Foundation Intranet Formulare / Listen für Urlaubsanträge und Bestellungen einzubinden. Die Genehmigungsworkflows hierfür stehen schon. Das einzige Problem vor dem ich stehe ist: Wie kann ich den Workflow gestalten, sodass er, wenn der Vorgesetzte bspw. innerhalb 1 Woche seinen Task nicht erledigt, den Task auf den Stellvertreter weitergibt? Alle Anleitungen, die ich gefunden habe waren leider für den vollen SP13 Server. Auch die Ansätze, die ich bisher versucht habe haben nicht funktioniert.

 

Ich hoffe mir kann jemand helfen. Danke und Liebe Grüße :)

Als Bsp. der Workflow vom Urlaubsantrag bisher:

Email Aktuelles Element:Vorgesetzter / Vertreter

Collect Freigabe v. Vorgesetztem from Aktuelles Element:Vorgesetzter / Vertreter (Output to Variable: Freigabe Vorgesetzter )

Wenn Tasks:Freigabe Vorgesetzter equals Abgelehnt

Set Variable: Grund to Tasks:Grund

Update item in Aktuelles Element

Email Aktuelles Element:Erstellt von

Andernfalls Wenn Tasks:Freigabe Vorgesetzter equals Freigegeben

Update item in Aktuelles Element

Email *******, Nina

Email Aktuelles Element:Erstellt von

 

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Top-10-Beitragsschreiber
18.855 Beiträge

Eine wirklich vernünftige Lösung gibt es dafür auch beim SharePoint Server nicht.

Du kannst einen zweiten Workflow auf die Aufgabenliste bauen. Der Workflow startet für jede neue Aufgabe automatisch und wartet dann erstmal z.B. 7 Tage. Dann prüft er, ob die Aufgabe bereits abgeschlossen ist. Falls ja, Workflow beenden und gut. Falls nicht, Aufgabe an den Vertreter zuweisen und diesen Mail benachrichtigen. Der Workflow könnte jetzt erneut ein paar Tage warten und dann vielleicht den Vorgesetzten informieren.

Man kann damit also allerhand anstellen, aber die große Schwierigkeit ist immer herauszufinden wer Vertreter oder Vorgesetzter ist. Das wiedreum kann man z.B. wieder in einer Liste pflegen, in der der Workflow dann nachschlägt. Dabei hat man das Problem, daß die 2010er Workflows nur in der selben Website nachschlagen können, d.h. man muß eine solche Vertreterliste in jeder Website separat pflegen.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-200-Beitragsschreiber
72 Beiträge

Hallo Andi,

Danke für deine ausführliche Antwort. Die Herangehensweise werde ich direkt einmal ausprobieren und mich dann melden. 

Bezüglich der Stellvertreter Regelung ist das bei uns kein Problem, da es keine festen Regelungen gibt und der User das in dem Formular eh händig eintragen muss. Sprich einen User als Vorgesetzten und einen als Stellvertrer auswählen muss. 

Top-10-Beitragsschreiber
18.855 Beiträge

Nina:
der User das in dem Formular eh händig eintragen muss. Sprich einen User als Vorgesetzten und einen als Stellvertrer auswählen muss.

Das halte ich tatsächlich für die allerbeste Möglichkeit. Im Workflow baut man noch eine kurze Prüfung ein, daß sich die Benutzer nicht selbst als Vorgesetzten eintragen (und dann ihren eigenen Antrag genehmigen) und dann läuft das. In der Praxis sind die meisten Automatismen zur Ermittlung des Vorgesetzten eh untauglich. "In diesem Fall ist das aber jemand anderes" "Das genehmigt eh immer nur die Personalabteilung" "Sowas macht doch immer mein Assistent" und noch viel mehr ähnliche Sprüche...

 

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-200-Beitragsschreiber
72 Beiträge

Gibt es eine möglichkeit erstellte Task (also "daten von einem Benutzer sammeln") zu beenden in dem Workflow? Der hängt bei mir sonst immer an der Stelle, da er wartet das der Vorgesetzte freigibt auch wenn der stellvertreter schon freigegeben hat.

Top-10-Beitragsschreiber
18.855 Beiträge

Ich muß zugeben, daß ich nie versucht habe, einfach die Person in Zugewiesen an zu tauschen. Ich hätte jetzt erwartet, daß das funktioniert.

Leider hast Du absolut keine Möglichkeit, eine Aufgabe so abzuschließen, daß der Workflow das akzeptiert. Mir scheint, daß es dafür keine Lösung gibt :-(

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-200-Beitragsschreiber
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Okay, dann belass ich das erstmal so wie es jetzt ist. Aber danke trotzdem. 
Ich hätte aber noch eine Frage, ich hoffe du nimmst es mir nicht über dass ich keinen neuen beitrag dafür erstelle.

Ich habe neulich gesehen, dass man innerhalb von Tabellen Buttons zum direkt genehmigen und ablehnen machen kann oder zum stornieren (bei einem Urlaubsantrag) das war aber leider ein Feature was man hätte bezahlen müssen. Hast du da zufällig einen Tipp ob und wie sowas ohne viel code arbeit machen kann oder zufällig einen Link parat mit einer guten anleitung? Finde dazu nicht auf google bisher. 

So in etwa: https://www.youtube.com/watch?v=fw4CjIPOPa4

Top-10-Beitragsschreiber
18.855 Beiträge

Man kann per JavaScript Aufgaben beeinflussen und auch auf erledigt setzen. Das Grundproblem dabei ist aber dasselbe wie oben für den Workflow beschrieben: man bekommt die Workflows nicht wirklich dazu, eine solche Aufgabe auch wirklich als abgeschlossen zu akzeptieren.

Bei 2013er Workflows ist das etwas einfacher, weil man die ebenfalls per JavaScript ansprechen kann. Da Dir mit Foundation aber nur 2010er zur Verfügung stehen, geht das im Grunde nur mit serverseitigem Code, d.h. mit "richtiger" Programmierung.

Wenn Ihr viele Workflows habt (oder für die Zukunft plant), könnte sich vielleicht die Anschaffung von Nintex lohnen. Nintex bring einen Webservice mit, den man aus JavaScript heraus ansprechen kann und der sehr viele nützliche Dinge ermöglicht. Man kann damit auch das Delegieren-Problem von oben lösen. Und natürlich bringt Nintex auch noch viele andere hilfreiche Sachen mit. Das Beste ist aber, daß man diesen §#&//(/§ SharePoint Designer nicht mehr anfassen muß :-)

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-200-Beitragsschreiber
72 Beiträge

Okay, weiter investieren wird bei uns nicht gehen. Dann hack ich das auch mal ab :D 

Wie sieht es denn aus, wenn ich über der Liste das Formular auf der Seite standart mäßig einfügen will, habs zwar prinzipiell geschafft, aber das formular verschwindet wieder, sobald man damit das erste objekt erstellt hat. ne' Ahnung woran das liegen könnte?

Top-10-Beitragsschreiber
18.855 Beiträge

Sorry, aber welches Formular möchtest Du genau wo einfügen?

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-200-Beitragsschreiber
72 Beiträge

Ich habe meine Urlaubsliste, wenn man da nun ein neues Objekt anlegen will kommt man ja auch das "New" Formular, und ich hätte es jetzt gerne so, dass das Formular um neue Objekt dauerhaft über der eigentlichen Liste zu sehen ist. 

Top-10-Beitragsschreiber
18.855 Beiträge

OK, verstanden. Ich finde das zwar etwas seltsam und bin auch nicht sicher, ob es geht, aber Du kannst versuchen das Formular per SharePoint Designer in die Seite einzufügen. Die Seite öffnen und oben gibt es Buttons zum Einfügen der Listenformulare. Könnte aber sein, daß ion dort nicht zur Verfügung steht.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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