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Bestimmte Zellenwerte summieren und ausgeben/darstellen

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Pa_Trick erstellt in 15 Sep 2016 9:25

Hallo Zusammen,

ich stehe gerade vor einem "Problem" und mir fällt keine Lösungsansatz ein.
Ich nutzte eine Custom List als Schichtplan.

Nun möchte ich im Sharepoint eine Möglichkeit haben, die Schichten der Kollegen auszuwerten.
z.B. wie oft hatte der Kollege X Urlaub, wie oft hatte der kollege Y Bereitschaftsdienst.

Die Spaltennamen = Namen der Kollegen.
Meine Liste ist im Grunde wie folgt aufgebaut:

Datum | Wochentag | Name | Name | Name | ....

15.09.2016 | Donnerstag | Frühschicht | Urlaub | Bereitschaft | ...

16.09.2016 | Freitag | Früshschicht | Urlaub | Bereitschaft | ....

usw...

Nun fehlt mir der Ansatz, wie ich eine Auswertung starten kann die mir ausgibt:
Name: 2x Früh, 6x urlaub, 10 x Breitschaft
Name: 2x Spät. usw....

Der aktuelle Weg:
Excel Export und dort mit zählenwenn auswerten.

Habt ihr eine Idee?

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Top-10-Beitragsschreiber
18.977 Beiträge

Du müßtest das für jeden Mitarbeiter getrennt auswerten. Z.B. kannst Du eine Ansicht für Mitarbeiter1 erstellen und diese nach "seiner" Spalte gruppieren. SharePoint zeigt Dir dann automatisch für jede Gruppe die Anzahl der Einträge an.

Aber wie um alles bist Du auf dieses Design mit den Spalten gekommen? Das ist doch komplett unflexibel. Ich hätte für jeden Mitarbeiter jeweils eine Zeile angelegt. Damit kann man flexibel auf Änderungen in der Belegschaft reagieren und das Auswerten ist ebenfalls sehr leicht.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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ok. Danke schonmal. Dachte mir schon fast das es so umständlich wird. Dann ist der Excel Export vermutlich die schnellere Lösung, da ich die Auswertung nur 1x im Monat benötige.

 

Gute Frage. Für mich gab es eigentlich nur 2 Lösungen.
So wie du es machen würdest - hier hätte ich dann aber 365 Spalten für die Wochentage - oder wie würdest du das Lösen?

Ich fahre so eigentlich sehr gut. Was meinst du mit unflexibel?
Jede Spalte ist ein Mitarbeiter welchem für jeden Tag eine Schicht via Choice gewählt werden kann.
Im Quick Edit kann man dann auch schnell kopieren.
Mit ein bisschen JS und CSR habe ich dann noch ein bisschen mit Farbe gespielt.


sieht bei mir so nun aus:

 

Top-10-Beitragsschreiber
18.977 Beiträge

Meine Lösung hätte eine Zeile pro Mitarbeiter und Tag. Das gibt zwar u.U. sehr viele Zeilen, ist aber die flexibelste Lösung, weil ausscheidende oder neue Mitarbeiter keinerlei Probleme machen. Ebenso wenig Feiertage, Werksferien, o.ä.

Für einfachere Auswertungen kann man sich z.B. noch eine berechnete Spalte einbauen, die die Kalenderwoche zeigt (oder den Monat). Dann baut man sich gruppierte Ansichten. Man kann dabei auch mehrstufig gruppieren, z.B. zuerst nach KW/Monat und dann nach Mitarbeiter. Und wie gesagt, bei Änderungen muß an diesem System überhaupt nichts gemacht werden - es funktioniert einfach weiter.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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10 Beiträge

Also Wege gibt es viele aber je Mitarbeiter eine Spalte zu verschwenden ist eher ungünstig.

Mein Vorschlag wäre ein Kalender (Option A) oder eine benutzerdefinierte Liste (Option B) in Kalenderansicht!
Beim Kalender werden dir nur schon bestimmte Spalten dazugegeben und hat auch Relevanz, was damit noch passieren soll.

OPTION A
Erstelle dir ein Kalender und füge deine Informationen hinzu. Dabei würde ich die Mitarbeiter auslesen lassen (aus dem Directory oder SharePoint-Gruppen) je nachdem wie es bei euch geregelt ist.
Die Spalte Tätigkeit würde dann die Auswahloptionen Berufsschule, Frühschicht, Bereitschaft, etc. beinhalten.
Vorteil hierbei ist Du kannst dann die Einträge im Kalender per Drag&Drop verschieben, auch die Einzelelemente von Serien. Des Weiteren kannst Du dir direkt die im Kalender die Ereignisse anzeigen lassen und siehst den entsprechenden Tag oder Woche wie auch immer:-) , in der Besetzung.

Option B
wäre das selbe Prinzip nur dort müsstest Du dir dann alle benötigten Informationen erstellen bzw hinzufügen.

Das würde dann so aussehen: kal01.png.aspx

Die Auswertung kannst Du über ein Workflow laufen lassen, welcher bei Erstellung eines Ereignisses und bei Änderung reagiert. Da hier die Änderungsrate gering ist reicht ein Workflow aus.

Was macht dieser Workflow?

Wieder Zwei Alternativen. Die erste wäre er berechnet alles direkt aus und schreibt es in eine separate Liste! Diese wird bei jeder Änderung angepasst.
Als zweite Variante und diese kann sehr komplex werden je nach Informationsgehalt. Hier würdest Du die Elemente eines Mitarbeiters per Workflow zählen und in eine Liste schreiben. Diese könnte man natürlich mit gearbeiteten Stunden erweitern etc., aber darauf könnte man dann eine komplexere Auswertung laufen lassen.
Da dein Vorhaben Fix ist und die Wahrscheinlichkeit gering das erhebliche Dinge sich ändern empfehle ich die erste Workflowvariante. Sie ist auch schneller zu realisieren.

LG
Christian

LG

Christian

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