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Dokumentkategorien

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Top-50-Beitragsschreiber
234 Beiträge
Patrick erstellt in 8 Jan 2016 16:12

Hallo,

ich habe hier eine sehr allgemeine Frage und hoffe auf Input von euch.

Anforderung:

Jedes Dokument welches hochgeladen wird muss mit einigen zusätzlichen Informationen ausgestattet sein. Die größte Schwierigkeit ist hier die Dokumentkategorie (Vertrag, How-To, Installationsanleitung usw.)

Diese Kategorien sind nicht standardisiert und keiner will sich natürlich diesen Schuh anziehen. Jetzt mach ich das dann wohl. Die Frage die ich mir pro Dokument stelle ist: „Dieses Dokument ist ein/eine … und es geht um/hat den Schwerpunkt …“

Diese möchte ich mit zum einen der Dokumentkategorie (Managed Metadata, nur einen Wert zulassen) und zum anderen mit Tags (Enterprise Schlagwörter (Managed Metadata), mehrere Werte zulassen) lösen.

Daher die Frage, welche Kategorien setzt ihr ein? Hier ein Auszug aus meinen bisher überlegten:

 

  • Angebot
  • Auftragsbestätigung
  • Anforderungsdokument
  • Anwenderdokumentation
  • Bild
  • Case-Study
  • Flyer
  • How-to
  • Installationsanleitung
  • Interne Dokumentation
  • Mitarbeiterinformation
  • Planung
  • Präsentation
  • Pressemitteilung
  • Protokoll
  • Rechnung
  • Service Mitteilung
  • Technische Dokumentation
  • Vertrag
  • Videoguide

 

Grüße

 

Patrick

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Top-10-Beitragsschreiber
19.065 Beiträge

Das mußt Du schon selbst wissen - die Unterschiede sind einfach zu groß. Solche Kategorien sind ja auch nicht in Stein gemeißelt, sondern können jederzeit erweitert werden. Und beachte auch, daß man mit Managed Metadata ganz ausgezeichnet Hierarchien abbilden kann, also mehrere Ebenen und damit sozusagen "Über-Kategorien".

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
Blog
Top-50-Beitragsschreiber
234 Beiträge

Hi Andi,

danke für dein Feedback. Ich weiß, dass das nicht in Stein gemeißelt ist. Jedoch möchte ich nicht zu viele Kategorien, sodass der Mitarbeiter auch weiß nach was er zum einen suchen kann und zum anderen, dass er weiß, was unter welcher Kategorie zu finden ist.

Hast du mir vielleicht einige die du verwendest?

Bzgl. den "Über-Kategorien", hast du mir das ein, zwei Beispiele?

Danke

Patrick

Grüße

 

Patrick

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Top-10-Beitragsschreiber
19.065 Beiträge

Die Organisation der Kategorien ist definitiv nicht einfach, muß aber für jedes Unternehmen jeweils neu erfolgen. Es wird aber immer ein fließender Prozeß sein und es dauert eine ganze Weile, bis sich etwas einigermaßen dauerhaftes herausgebildet hat. Dabei helfen dann auch die Verwaltungsfunktionen, die es im Termstore gibt (man kann Ausdrücke als veraltet markieren, man kann sie zusammenfassen usw.).

Als Beispiel für eine Hierarchie könnte man z.B. Fahrzeuge nehmen: auf oberster Ebene z.B. die Antriebsart (Benzin, Diesel, Gas, Wasserstoff, ...). In der nächsten Ebene die Hersteller und dann die Modelle. Man kann aber auch nach Fahrzeugart gruppieren (LKW, PKW, ...). Auch hier gibt es also keine eindeutige Festlegung und jeder muß das für sich selbst entscheiden.

Bei einem Unternehmen könnte man als eine Kategorie z.B. eine Hierarchie aus Standorten und Abteilungen verwenden, aber dann stellt sich die Frage, welche Ebene zuerst kommt. Man stellt dann schnell fest, daß es hier sinnvoller ist, mit zwei unterschiedlichen Feldern zu arbeiten.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
Blog
Top-500-Beitragsschreiber
49 Beiträge

Hallo Patrick,

auf deinen Auszug bezogen würde ich mit Nachschlagefelder arbeiten und somit die Gruppen bilden.

Beispiel:

Vertrag dazu gehört Angebot-Auftragsbestätigung-Vertrag-Planung-Rechnung...

Interne Doku dazu Installationsanleitung-Service Mitteilung-Protokoll...

Reduziert die Auswahl für die User und erleichtert denen die Zuordnung.

Gruß Klaus

 

Top-50-Beitragsschreiber
234 Beiträge

Falls jemand Dokumente oder Links bzgl. "Wie findet oder legt man Dokumentkategorien im Unternehmen fest" sind herzlich willkommen.

Grüße

 

Patrick

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