SharePointCommunity
Die deutschsprachige Community für SharePoint, Microsoft 365, Teams, Yammer und mit Azure

pdf aus Sharepointliste erstellen

bewertet von 0 Usern
Beantwortet (ungeprüft) Dieser Beitrag hat 0 Geprüfte Antworten | 16 Antworten | 3 Followers

Ohne Rang
15 Beiträge
TList erstellt in 6 Jul 2015 14:48

Hallo zusammen,

gibt es eine Möglichkeit aus Listen in Sharepoint Online Daten ins pdf-Format zu exportieren? Also entweder den kompletten Eintrag als neues pdf zu generieren oder die Daten in ein bestehendes Formular mit Leerfeldern zu exportieren. Habe bereits eine App gefunden (jsreport), die kostet aber monatlich 85€. Kann man nicht selbst über Visual Basic ein Makro oä programmieren? Oder notfalls über den Umweg Excel?

Mit freundlichen Grüßen,

TL

Alle Antworten

Top-10-Beitragsschreiber
18.937 Beiträge

Am ehesten geht es mit Word. Man kann die Spalten einer Bibliothek direkt im Dokument verwenden (Einfügen - Schnellbausteine - Dokumenteigenschaften). Damit hat man die Informationen schonmal in einem Dokument, aber das PDF müßte noch manuell erzeugt werden.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
Blog
Ohne Rang
15 Beiträge

Ok, du meinst also man kann über die Schnellbausteine die Listen aus SP nach Word kopieren? Ich sehe da bei Word aber nur Autor, Betreff, Firma etc. Von Word zu pdf ist mir klar, wie's geht. Aber von SP zu Word? Entschuldige, falls das ne blöde Frage ist, aber ich bin nicht so bewandert in der IT :-/

Top-10-Beitragsschreiber
18.937 Beiträge

TList:
du meinst also man kann über die Schnellbausteine die Listen aus SP nach Word kopieren?

Nein, nicht ganz. Aber wenn die Worddatei in einer SharePoint-Bibliothek liegt, kann man die Spalten der Bibliothek im Dokument verwenden. Das kann man einmal bei der Vorlage hinter der Bibliothek machen und jedes neu erzeugte Dokument (aus dieser Vorlage) ist dann automatisch passend konfiguriert.

Wenn Du tatsächlich mehrere Elemente aus einer Liste brauchst, kannst Du die Liste nach Excel exportieren. Gehe dazu in die Liste und klicke oben im Reiter "Liste" auf "Nach Excel exportieren". Die Exceldatei kannst Du dann nach Deinen Wünschen gestalten und man kann es so einstellen, daß die Daten bei jedem Öffnen der Datei automatisch aktualisiert werden.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
Blog
Ohne Rang
15 Beiträge

Habe nun eine alternative Lösung gefunden. Ich erstelle in Word eine template Datei, in der an den entsprechenden Stellen Inhaltssteuerelemente liegen, die ich mittels XML Mapping mit den entsprechenden Feldern in der SP Liste verbinde. Ist bestimmt nicht gerade einfach, aber das wäre die attraktivste Lösung für meinen Chef ;-) Ich versuch mich mal daran. Danke für deine Hilfe!

Top-10-Beitragsschreiber
18.937 Beiträge

Genau das geschieht beim oben beschriebenen Weg automatisch im Hintergrund.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
Blog
Ohne Rang
15 Beiträge

Hallo nochmal,

XML geht gar nicht klar. Verstehe nix und sich das autodidaktisch beizubringen habe ich mittlerweile aufgegeben. Gerne würde ich deine "automatische" Lösung verwenden. Das Problem ist nur, dass ich immer nur eine Zeile aus der SP Liste brauche, um ein pdf Dokument zu erstellen. Sprich, in der SP Liste sind alle Claims aufgelistet (je Zeile ein Claim). Für jeden einzelnen Claim soll aber ein einzelnes pdf erstellt werden. Quasi so, wie wenn ich in der SP-Liste auf den Eintrag klicke und das dann in pdf. Gibt's da ne Möglichkeit ohne XML?

Top-10-Beitragsschreiber
18.937 Beiträge

Ich versuche es nochmal von vorne.

Lege mal eine neue Bibliothek an und gib dabei als Vorlage "Worddokument" an. Gehe in die Bibliothekseinstellungen und gib der Bibliothek die notwendigen Spalten, damit Du die Claims abbilden kannst. Über die Erweiterten Einstellungen kannst Du die Vorlage öffnen. Gestalte die Vorlage nach Deinen Wünschen und benutze dabei die Spalten der Bibliothek (Einfügen - Schnellbausteine - Dokumenteigenschaften).

Wenn Du jetzt über den Neu-Button ein neues Dokument anlegst, öffnet sich Word und man kann die Daten eingeben. Man kann aber ein neues Dokument z.B. auch per Workflow erzeugen. Du hast dann "nur noch" das Problem daraus ein PDF zu machen.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
Blog
Ohne Rang
15 Beiträge

Achso ok, jetzt hab ich's verstanden. Das ist ein guter Ansatz, konnte es soweit auch realisieren. Habe die Bibliothek angelegt mit den nötigen Spalten und unter Library Settings > Advanced Settings das template editiert und über die Schnellbausteine die "Spalten" eingefügt. 

Problem ist nur, dass jetzt wenn ich in der Bibliothek ein neues Dokument erstelle, dieses komplett leer ist. Irgendwie nimmt er also nicht das template. Bei dem Editieren des templates fordert mich Word auch immer auf, die nötigen Felder schon mit Werten zu bestücken, da ich in SP gesagt habe, dass gewisse Spalten ausgefüllt sein müssen. Aber ein template soll ja eigentlich nur das Gerüst sein, also leer.

Ohne Rang
15 Beiträge

Also, mittlerweile konnte ich mir selbst ganz gut helfen. Zuerst hatte ich ein template erstellt und alles lief wunderbar und hat sich automatisch in die Spalten der Bibliothek übertragen. Allerdings musste man immer unter Files > New document ein neues Dokument erstellen. Wenn man direkt auf der Seite der Bibliothek auf das große Plus klickte, öffnete sich immer nur ein leeres Dokument.

Deshalb habe ich den Site Content Type geändert und nun öffnet sich die vorgefertigte Seite, so wie es sein soll. Allerdings überträgt SP nun nicht mehr automatisch die Daten von den einzelnen Feldern im Word Dokument in die Spalten der Bibliothek. Außerdem haben die Felder mit DropDown Menü nicht mehr die vorher gegebenen Auswahlalternativen. Eine Idee woran das liegt?

Ohne Rang
9 Beiträge

Verwendest du ein .dotx oder .docx Dokument als Template? 

Falls es .dotx ist, versuch es mal mit .docx

Ohne Rang
2 Beiträge

Hallo TList,

ob es in SharePoint möglich ist die Daten wieder in deine Vorlage zu schreiben, weiß ich nicht. Für eine ähnliche Anforderung hab ich mal dox42 (www.dox42.com) benutzt, dort kannst du einfach die SP Daten sowohl in ein Dokument (Word oder PDF) als auch danach wieder als Werte für die Spalten in SharePoint nehmen.

Das ist zwar keine wordeigene Lösung, sollte dein Problem aber einfach lösen können.

LG Florian

Ohne Rang
15 Beiträge

Hab es mal mit .docs versucht, hat aber nichts geändert.

Zu dox42: Die Datenbank soll später unternehmensweit verwendet werden, auf externe Programme muss ich also verzichten.

Bin jetzt wieder zurück gegangen, und arbeite nicht mehr mit Site Content Types, sondern habe das ursprüngliche template editiert. Nun überträgt er alles schön aus dem Word Document Information Panel in die Zeile der SP Bibiliothek, aber nicht aus dem Word Document Information Panel in das eigentliche Worddokument. D.h. in der SP-Bibliothek liegt die Datei ab und in den Spalten kann ich alle Kennwerte ablesen. Wenn ich aber die Datei öffne, sind die Schnellbausteine nicht mit den Daten der Spalten gefüllt. Jemand 'ne Idee woran das liegt?

Besten Dank!

Ohne Rang
2 Beiträge

Das sollte mit dem Server von dox42 gehen, den kannst du einfach am selben Server wie SharePoint installieren. Frag einfach mal bei denen nach, du kannst dort glaub' ich eine kostenlose Demo machen oder das Produkt einen Monat testen.

Ohne Rang
15 Beiträge

Hab's hinbekommen, auch ohne dox. Danke für jegliche Hilfe :-)

Seite 1 von 2 (17 Elemente) 1 2 Weiter > | RSS