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sharepoint online, feedback formular erstellen

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Ohne Rang
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Alienware erstellt: 16 Apr 2014 20:35

Servus,

ich bin ziemlich neu im Bereich Sharepoint und bin momentan dabei mich einzuarbeiten.
Ein konkretes Projekt habe ich auch schon und einen Zugang zu einem Sharepoint online Server auf dem ich alles mögliche ausprobieren kann.

Das Projekt sieht wie folgt aus:
Auf einer externen Seite (also nicht auf einer Sharepoint Website) soll ein Formular veröffentlicht werden. Auf diesem Formular soll man so etwas wie ein Ticket bei einer Firma aufgeben können (unter Angabe einer Kategorie, des Namens, der Email Adresse und natürlich dem Anliegen selbst).
Die Informationen dieses Formulars sollen nun an eine Dokumentenbibliothek auf der mir zu Verfügung stehenden Sharepoint Website geschickt werden. Dort wird wiederrum ein Objekt mit genau den Informationen aus dem ausgefüllten Formular erstellt. Beim erstellen vergibt Sharepoint automatisch eine eindeutige ID, welche als "Ticket-ID" übernommen werden soll. Automatisiert soll nun eine Email an die Person, die das Formular ausgefüllt hat, eine Email geschickt werden, in der in etwa steht: "Ticket angenommen... Dies ist ihre Ticket ID: [Ticket-ID] ... etc."
Nun gibt es mehrere Benutzer der Sharepoint Webseite und jeder User ist zuständig für eine bestimmte Kategorie/Abteilung. Auf der Hauptseite der Sharepoint Seite soll nun die Dokumentenbibliothek angezeigt werden als App-Part. Je nach Zugehörigkeit des Users soll eine Ansicht ausgewählt werden, sodass nur die Tickets angezeigt werden, welche zu seiner Kategorie gehören.


Sooooooooo... So in etwa wollte ich es realisieren 

Habe mir nun folgendes gedacht und auch schon ausprobiert:
Als aller erstes habe ich mithilfe von InfoPath 2013 ein Formular erzeugt welches die Informationen an eine Dokumentenbibliothek sendet und die Informationen des Formulars als Spalten in der Bibliothek angezeigt werden. Dieses Formular habe ich als neuen Inhaltstyp auf der Sharepoint Seite veröffentlichen können und diese wird nun auf der Startseite von der Sharepoint Webseite als Web-Part angezeigt und kann auch ausgefüllt werden. Auch erfolgreich werden die Daten an die Dokumentenbibliothek gesendet und die Spalten wie gewollt mit den Daten gefüllt.
So weit so gut...

Nun stehe ich vor einigen Problemen:
1. Wie bekomme ich ein mit InfoPath erzeugtes Formular auf eine externe Webseite eingepflegt? Geht es überhaupt, dass von extern Daten durch ein Formular an eine Dokumentenbibliothek gesendet werden? Reicht es da aus das Formular als "voll vertrauenswürdig" zu definieren und als Administrator zu genehmigen? 
Welche alternativen Ansätze könnte ich da mal in Angriff nehmen?

2. Wie kriege ich es hin mithilfe eines Workflows eine automatisierte Email an extern zu verschicken? Ich kann zwar mithilfe von Sharepoint Designer 2013 die Email so erzeugen wie ich will (mit der Ticket ID, die aus den Spalten gelesen wird), doch wenn ich die Email an die Email-Adresse schicken will, welche ich aus der Spalte lese, meckert Sharepoint, dass kein User mit dieser Email-Adresse gefunden wurde. Weiterhin stellt sich mir die Frage wo und wie ich einstellen kann WER die Email schickt. Diese sollte ja von einer Email-Adresse wie z.B. "info@firma.de" abgehen. Momentan gehen die Emails von meinem angemeldeten User ab.(denke ich mal)

3. Ich kann die Ansicht der Dokumentenbibliothek auf der Sharepoint Startseite manuell anpassen und eine manuell auswählen, doch wie geht das dynamisch?


Ich würde mich freuen, wenn mir jemand sagen könnte, ob ich auf dem richtigen Weg bin mein Vorhaben erfolgreich abzuschließen. Es kann auch gut sein, dass ich mich auf einem Holzpfad befinde, wie gesagt ich arbeite mich erst in Sharepoint ein 

(habe diese Frage auch schon auf Gulli gepostet, dieses Forum schien mir dann aber doch passender)


Gruß
alienware

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Das Hauptproblem bei dem Vorhaben dürfte es sein, die Daten von irgendeiner externen Seite in SharePoint zu bekommen. InfoPath kannst Du an der Stelle vergessen. Der Benutzer bräcuhte zum Ausfüllen des Formulars einen InfoPath-Client (InfoPath Filler). Die Möglichkeit das Formular als Website darzustellen, gibt es nur in SharePoint mit den InfoPath Forms Services.

Du müßtest also das Formular mit den Mitteln von HTML auf der externen Website erstellen und die Daten per JavaScript an SharePoint senden. SharePoint bietet dazu einen REST-Service, den man per JavaScript ansprechen kann. Allerdings müßte sich das Script dazu an SharePoint anmelden, weil Dein SharePoint ja keinen anonymen Zugang anbietet. Auch dazu gäbe es wohl Möglichkeiten ein OAuth-Ticket zu erzeugen, aber das ist alles andere als trivial.

Alienware:
Wie kriege ich es hin mithilfe eines Workflows eine automatisierte Email an extern zu verschicken?

SharePoint verschickt standardmäßig keine Mails an externe Mailadressen. Bei einer on-premise Installation kann man das umstellen, aber ich weiß gerade nicht, ob es auch bei SharePoint Online geht.

Alienware:
Ich kann die Ansicht der Dokumentenbibliothek auf der Sharepoint Startseite manuell anpassen und eine manuell auswählen, doch wie geht das dynamisch?

Auch das geht nicht so einfach. Entweder Du erstellst für jede Kategorie eine vorgefertigte Auswahl und die Benutzer suchen sich die passende aus. Oder Du machst jedem Benutzer seine eigene Startseite mit passender Ansicht. Oder Du erzeugst die Ansicht dynamisch per JavaScript.

Viele Grüße
Andi
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Hmm alles klar. Erst einmal vielen Dank für deine Antwort!

 

Die Mail an extern und die dynamische Ansicht mal beiseite geschoben:

Es müsste aber doch möglich sein, das InfoPath Formular auf einer öffentlichen SharePoint Seite zu veröffentlichen und diesen Web-Part in einem Frame auf einer externen Webseite darzustellen oder? Damit könnte ich immernoch das InfoPath Formular verwenden und müsste nicht den Umweg über JavaScript und REST-Schnittstelle nehmen.

 

Gruß

Alienware

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Alienware:
Es müsste aber doch möglich sein, das InfoPath Formular auf einer öffentlichen SharePoint Seite zu veröffentlichen und diesen Web-Part in einem Frame auf einer externen Webseite darzustellen oder?

Das könnte gehen, wenn die SharePoint-Website anonym zugänglich ist. Aber spätestens wenn das Formular in eine nicht anonym zugängliche Bibliothek schreiben soll, geht es nicht mehr.

Viele Grüße
Andi
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Anstatt die Daten direkt in einer Bibliothek zu übernehmen könnte man die Daten doch an das Webseitenpostfach der gewünschten Sharepoint Seite per Mail senden. Doch welcher User sprich von welcher Email Adresse würde die Mail dann gesendet werden? Wäre ja ein anonymer User.

Ist es möglich bei einem Email Eingang ein Workflow zu definieren? Also beim Eingang einer Mail z.B. ein Listenelement erzeugen mit den Daten aus der Email.

 

Gruß

Alienware

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Die Daten per Mail an ein Websitepostfach zu senden, könnte eine Möglichkeit sein. Ich glaube, daß sich da in 2013 etwas getan hat, d.h. es könnte evtl. ein Workflow gestartet werden und vielleicht könnte der sogar an die Daten der Mail herankommen. Ich habe das aber noch nicht genauer erforscht und kann deshalb auch nichts genaues dazu sagen.

Viele Grüße
Andi
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Habe einen Beitrag von dir hier im Forum gelesen in dem du auf eine Seite von Microsoft verweist auf der erklärt wird, wie man Sharepoint so einstellt, dass Emails direkt an Listen gesendet werden können: http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc262947(v=office.15).aspx

 

Es wird oft von einer Zentraladministration gesprochen... Gibt es diese in Sharepoint online? Wenn ja wo?

Hoffe ich bin einfach zu blind es zu sehen... (Google hat mich an der Stelle irgendwie auch nicht weitergebracht)

 

 

Gruß

Alienware

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Keiner einen Hinweis?

Top-10-Beitragsschreiber
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Bei SharePoint Online gibt es zwar auch ein Administrationsseite, die ist aber gegenüber der On-Premise Zentraladministration sehr abgespeckt. Mailempfang gibt es bei SharePoint Online leider nicht.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Die Aufgabe wäre doch eigentlich, eine App zu schreiben, die ein HTML Formular aufspannt und die erfassten Inhalte per JavaScript in eine Liste schreibt - kein grundsätzliches Problem (Beispiele bei MSFT). Über Workflows oder E-Mail Benachrichtigungen kann dann ein Prozess angestoßen werden. Oder man synchronisiert die SPO Liste mit einer lokalen Datenquelle, z.B. einer Datenbank, Access oder einem lokalen SharePoint.

Dazu kann man z.B. den Cloud Connector einsetzen:
http://www.layer2.de/de/produkte/Seiten/SharePoint-Cloud-Connector.aspx

Meine Kunden setzten das z.B. für die Erfassung von Schadensfällen mit Office 365 bei einer Versicherung ein.

Beste Grüße, Frank

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