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Komplexe Verzeichnisstrukturen in SharePoint 2010 erstellen

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Ohne Rang
4 Beiträge
KR TX erstellt in 13 Dez 2011 16:17

Hallo,

im Zuge meiner Masterarbeit, betreue ich die Einführung eines neuen ECM-Systems. Wie ihr euch denken könnt, handelt es sich dabei um SharePoint 2010. 

Nun habe ich folgendes Problem:

Es soll mit dem SharePoint eine neue Datei- und Verzeichnisstruktur für die Kundenprojekte eingeführt werden. Dabei gibt es pro Kunde teils immer die gleichen Dateien (z.B. CI Daten), jedoch für einen Kunden auch verschiedene Projektdateien. Diese sollen je in Projektordnern gespeichert werden. Wenn nun ein neuer Projektordner für einen Kunden angelegt wird, sollen auch sofort die Blankoordner mit der vorgegebenen Struktur angelegt werden. 

Ich hatte nun zwei Lösungswege im Auge:

Einmal Dokumentenbibliotheken pro Kunden, bei denen dann ein Workflow angestoßen wird, wenn ein neuer Projektordner erstellt wird, der dann die jeweiligen Unterordner erstellt.

Eine anderer sinnvoller Lösungsweg schienen die "Dokumentenmappen" zu sein. Hier kann man ja in einer Dokumentenbibliothek beliebig viele neue Mappen mit weiteren Dokumenten eröffnen. Problem hierbei ist jedoch, dass diese Mappen ansich keine Ordner vorsehen und man sie (soweit ich weiß) nur per WebDAV erstellen kann. Und das ist ja nicht Sinn der Sache.

Ich denke also, es funktioniert nur, wenn ich in einer Dokumentenbibliothek per Workflow neue Ordner erstelle. Nun meine Kernfrage: Kann ich einen Workflow auf eine ganze Bibliothek anwenden? Momentan hab ich einen einfachen Workflow, der einfach nur einen Ordner erstellt. Dieser Workflow wird manuell angestoßen, dazu muss ich jedoch immer einen Ordner oder eine Datei, die bereits in der Bibliothek liegt auswählen. Ich würde jedoch gerne den Workflow auch in einer leeren Bibliothek anwenden können um damit dann (wie oben beschrieben) die Ordnerstruktur zu erstellen.

Dankeschön im Voraus für eure Hilfe!

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Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
17.952 Beiträge

Sorry, wenn ich jetzt evtl. Dein ganzes Konzept über den Haufen werfe, aber Du solltest die Finger von Ordnern lassen. In SharePoint verwendet man dafür Metadaten.

Für die einzelnen Projekte würde ich ganze Websites verwenden. Du kannst Dir dazu einmal eine Website mit allen benötigten Strukturen (Listen, Navigation usw.) zusammenklicken und dann als Vorlage speichern. Die spaäteren Projektsites werden dann aus dieser Vorlage erstellt.

Und für die Inhalte verwendet man Inhaltstypen. Dokumentinhaltstypen können dabei gleich mit der richtigen Vorlage verknüpft werden.

KR TX:
Problem hierbei ist jedoch, dass diese Mappen ansich keine Ordner vorsehen und man sie (soweit ich weiß) nur per WebDAV erstellen kann.

Dokumentenmappen kann man wie jeden anderen Inhaltstyp auch über den Browser erzeugen. Die Mappe selbst fungiert dann quasi als Ordner, der die zugehörigen Dokumente klammert. Auch gemeinsame Metadaten werden damit möglich.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Ohne Rang
4 Beiträge

Ich muss gestehen, anstatt Dokumentenbibliotheken, komplexe Webseiten zu nutzen, war ansich auch mein erster Gedanken. Jedoch  möchten die Mitarbeiter gerne an der Ordnerstruktur festhalten, um die Gewöhnung an ein neues System zu vereinfachen. 

Daher interessiert es mich, ob es nicht doch irgendwie (sinnvoll) mit einer Ordnerstruktur umsetzbar ist. Sollte ich keinen geeigneten Lösungsweg finden, muss ich wohl auf so eine ähnliche Lösung zurückgreifen. 

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
17.952 Beiträge

Ich halte die Verwendung von Ordnern (zumindest hier) für falsch. Ordentliche Verschlagwortung bringt viele Vorteile, weil man nicht nur die eine Ebene hat, die Ordner bieten, sondern eben viel mehr.

SharePoint Designer Workflows können mit Ordnern so gut wie überhaupt nicht umgehen und das heißt dann eben, daß viel Funktion programmiert werden müßte.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-25-Beitragsschreiber
Männlich
506 Beiträge

KR TX:
Jedoch  möchten die Mitarbeiter gerne an der Ordnerstruktur festhalten, um die Gewöhnung an ein neues System zu vereinfachen. 

 

Sorry für diese ketzerische Frage, aber warum wollt ihr dann SharePoint einsetzen und verwendet nicht (wie früher) einen File-Server?

Faktisch gibt es in SharePoint nur sehr, sehr wenige Fälle, in denen der Einsatz von Ordnern gerechtfertigt ist. Strukturierung von Daten gehört auf jeden Fall nicht dazu. Aus praktischer Erfahrung kann ich mich den Ausführungen von Andi nur anschließen. Ihr werdet in Zukunft immer wieder an Stellen stoßen, wo ihr aufgrund der Ordner mit der Standardfunktionalität nicht weiterkommt, und dann ist Programmierung angesagt. Wofür?

Ihr wollt jetzt ein neues System einsetzen. Dann nutzt doch auch die Vorteile dieses neuen Systems und versucht es nicht mit Gewalt so hinzubiegen, dass die Gewohnheit siegt. Wenn die Anwender vernünftig geschult werden und vor allem der Sinn und die Vorteile vermittelt werden, dann braucht es meist keine 14 Tage, bis keiner mehr an die alten Gewohnheiten denkt.

Beste Grüße

Olaf

 

Top-50-Beitragsschreiber
235 Beiträge

Ich finde es immer wieder super wie Diplomarbeiten/Masterarbeiten/Bachelorarbeiten dazu genutzt werden um eine solche Grundlegende Sachen umzusetzen. Aber gut das du hier im Forum nachgefragt hast, sonst wäre deine Masterarbeit spätestens ein Jahr nach deinem Abschluss über den haufen geworfen worden.

Wie man sowas aufbaut haben dir Andi und Olaf ja schon gesagt.

Top-150-Beitragsschreiber
Weiblich
77 Beiträge

Interessanter Thread! Ich bin hierauf gestoßen, weil mein Kunde auch unbedingt die Ordnerstruktur in SharePoint umgesetzt haben möchte. Auch auf Anraten und Erklärungen, dass es überhaupt keinen Sinn macht.

Gibt es denn hierzu dennoch eine Möglichkeit es umzusetzen? Schon allein mal um zu zeigen, wie unübersichtlich das dann wird.

Was meinst Du mit Verschlagwortung Andi?

 

Gruß & Dank

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
17.952 Beiträge

Um das zu demonstrieren, kann man ja beispielhaft in einer Bibliothek viele Ordner anlegen. Auch in mehreren Ebenen verschachtelt. Oder einfach ins Dateisystem schauen ;-)

Mit Verschlagwortung meine ich die Verwendung von Metadaten, also mehrerer zusätzlicher Spalten, mit denen Dokumente klassifiziert werden. Beispiele sind Dokumententyp (Angebot, Rechnung, ...), Abteilung, Kostenstelle, usw. Der Vorteil dabei ist, daß man eben nicht an eine vorgegebene Ordnerstruktur gebunden ist. Der eine sucht lieber über die Abteilung und der andere über die Dokumentenart.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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