Workflows sind eine sehr nützliche Ergänzung, wenn es z.B. um das Arbeiten mit Daten oder Dokumenten geht, die vor der Veröffentlichung einem Genehmigungsprozess unterzogen werden müssen.

Solange es nur eine Person im Unternehmen gibt, die für Genehmigungen verantwortlich ist, ist die Sache (mal abgesehen und Urlaub und Fehlzeiten) vergleichsweise einfach. Man verwendet den Standardgenehmigungsworkflow von SharePoint 2010 und kann so mit wenigen Klicks den Genehmigungsprozess abbilden.

Aber was macht man, wenn an dem Genehmigungsprozess mehrere Personen oder Abteilungen beteiligt sind? Auch hier hilft der Standardgenehmigungsworkflow von SharePoint 2010 weiter, denn man kann bestimmen, wie bzw. in welcher Reihenfolge die Aufgaben (die aufgrund eines Genehmigungsverfahrens erstellt werden) verteilt werden. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten: die parallele Abarbeitung und die sequentielle Abarbeitung. Und beide Arten können sogar kombiniert werden!

Bei der sequentiellen Abarbeitung einer Genehmigung werden die einzelnen Aufgaben nacheinander den eingetragenen Personen zugewiesen. Sequentiell wird ein Standard-Workflow, wenn im Feld Order der Eintrag serial ausgewählt wird. Um zu steuern, wie z.B. ein Dokument behandelt werden soll, wenn es während der sequentiellen Abarbeitung abgelehnt wurde, gibt es die Optionen, die ich rot umrandet habe. Nicht immer ist es sinnvoll, einen sequentiellen Genehmigungsprozess weiterlaufen zu lassen, wenn bereits der erste Reviewer das Dokument abgelehnt hat.

Ähnlich sieht es mit parallelen Workflows aus. Hier wird der gleiche Dialog mit den gleichen Einstellungen verwendet. Allerdings werden bei einer parallelen Abarbeitung immer alle Aufgaben gleichzeitig erstellt. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn Abteilungsleiter und Stellvertreter als Reviewer eingetragen werden (um z.B. dem Fehlzeiten-Problem bei einem Reviewer zu begegnen).

Beide Arten -sequentiell und parallel- kann man sogar kombinieren. Über den Link Add a new stage können weitere Schritte dem Genehmigungsprozess hinzugefügt werden. Bei jedem Schritt (bzw. Stage) können Personen eingetragen und die Art der Ausführung gewählt werden.

Wirklich erstaunlich, was man bereits mit den Standardworkflows in SharePoint 2010 nur mit Konfiguration machen kann!

Bookmark this on Delicious