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Arbeiten mit Inhaltstypen und Office-Vorlagen

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Oliver Wirkus

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Inhaltstypen (Content Types) sind schon eine sehr praktische Sache. Man definiert einen Inhaltstyp und weist diesem Eigenschaften (z.B. Status, Bereich, Thema, …) zu. Danach kann man diesen Inhaltstyp z.B. in (mehreren) Dokument-Bibliotheken verwenden und stellt auf diese Weise sicher, dass alle Dokument-Bibliotheken mit den gleichen Eigenschaften arbeiten. Ändert man eine Eigenschaft oder fügt eine neue hinzu, werden alle Dokument-Bibliotheken, die diesen Inhaltstyp verwenden von SharePoint aktualisiert.

Aber dies ist ja eigentlich nichts Neues – eher alt-bekannt.

Genauso alt-bekannt ist sicherlich, dass man Inhaltstypen mit einer Microsoft Office-Vorlage verbinden kann. Auf diese Weise stellt man sicher, dass alle Dokumente in einer Dokument-Bibliothek auf einer zuvor festgelegten Vorlage basieren – sofern man nicht den direkten Weg über die Upload-Funktion verwendet.

Wie gesagt: auch dies ist sicher längst bekannt und lohnt eigentlich keinen (längeren) Blog-Beitrag. Aber gerade beim Verbinden eines Inhaltstyps mit einer Vorlage gibt es einen sehr interessanten Trick, den ich in diesem Beitrag genauer erklären möchte.

Das Problem bei der Verbindung eines Inhaltstyps mit einer Vorlage liegt in der Aktualisierung der Vorlage. Schauen wir uns dazu erst einmal den Standardweg an, wie eine Vorlage mit einem Inhaltstyp verbunden wird. Dies zeigt die folgende Abbildung:

image

Man erstellt also auf dem gewohnten Weg z.B. mit Microsoft Office eine Vorlage, speichert diese z.B. auf dem Desktop ab und lädt diese danach in den erweiterten Einstellungen des Inhaltstyps hoch. Funktioniert soweit – hat aber ein Problem: wenn die Vorlage aktualisiert wird, muss man diesen Weg erneut gehen. Und da normale Benutzer kaum direkten Zugriff auf die Einstellungen eines Inhaltstyps haben, muss dies immer jemand machen, der über die nötigen Berechtigungen verfügt. Solange sich Vorlagen nur sehr selten ändern, kann man diese Weg sicher gehen. Es geht aber auch schöner und eleganter.

Man legt sich eine weitere Dokument-Bibliothek an (z.B. mit dem Namen 'Unternehmensvorlagen') und hier speichert man -versioniert- die Vorlagen ab. Statt die Vorlagen dann, wie zuvor erwähnt, einfach hochzuladen, gibt man in den erweiterten Einstellungen des Inhaltstyps die URL an, an der die Vorlage zu finden ist. Dies zeigt die folgende Abbildung:

image

Dieses Bild zeigt, dass der entsprechende Inhaltstyp sich die zugeordnete Vorlage aus der Bibliothek 'Vorlagen' holt – und hier die Vorlage mit dem Name 'Vorlage Geschäftsbericht.dotx' verwendet. Ändert sich jetzt die Vorlage – z.B. dadurch, dass eine neue Version der Vorlage in die Vorlagenbibliothek hochgeladen wird, steht diese sofort und ohne weitere Eingriffe zur Verfügung! Man muss dabei nur beachten, dass sich der Dateinamen (oder besser: die relative URL) nicht ändert!

Bleibt nur noch zu klären, wie man an die URL der Vorlage aus der Vorlagenbibliothek kommt. Auch dazu gibt es einen einfachen Trick:

image

Einfach 'Link als E-Mail versenden' aufrufen. SharePoint  erzeugt jetzt eine neue E-Mail in der der absolute Link auf die Vorlage eingetragen ist. Diesen absoluten Link kopiert man dann einfach in das entsprechende Textfeld im Inhaltstyp (siehe Abbildung 2). SharePoint wandelt dabei den absoluten Link in einen relativen Link um.

Auf diese Weise können (z.B. im Unternehmensumfeld) Vorlagen von Mitarbeitern gepflegt und verwaltet werden, ohne diesen Mitarbeitern bei Änderungen an den Vorlagen den mühsamen und fehleranfälligen Weg über die erweiteren Eigenschaften eines Inhaltstyps zuzumuten.  Und versioniert werden die Vorlagen ebenfalls.

 

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Bereitgestellt 20 Jan 2012 13:53 von Oliver Wirkus
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