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SharePoint und der Empfang von Emails

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Oliver Wirkus

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Dass SharePoint-Listen und –Dokumentbibliotheken Emails direkt empfangen und speichern können, ist sicher nichts Neues mehr. Ich werde allerdings öfters gefragt, wie der Email-Empfang bei SharePoint denn nun genau funktioniert. Und fast genauso häufig taucht die Frage auf, warum man weiterhin Outlook braucht, wenn SharePoint doch als “Collaboration platform” von Microsoft beworben wird und sowohl Emails versenden, als auch empfangen kann.

Meine Antwort darauf ist meist diese: “Outlook ist nicht SharePoint – und umgekehrt!”. Und dies erläutere ich dann gern mit folgenden Beispiel, das –wie ich meine- den Grundgedanken beim Email-Empfang von SharePoint gut aufzeigt. Ein Außendienst-Mitarbeiter fährt mit seinem Laptop zu seinen Kunden und nimmt dort mit einem elektronischen Bestellformular (z.B. in Microsoft Word oder Excel umgesetzt) die Bestellungen auf. Dazu muss er nicht online sein. Diese Bestellungen kann er danach sehr einfach zu seiner Firma schicken – er schreibt einfach eine Email mit beliebigem Text und hängt daran die ausgefüllte Bestellung. Hinter der Email-Adresse, an die er diese Bestellungen schickt, verbirgt sich eine Dokumentbibliothek in SharePoint. Hier kommt die Email an, SharePoint trennt den Anhang (also die eigentliche Bestellung) von der Mail und speichert dieses Bestelldokument in der SharePoint-Liste. Ein Sachbearbeiter, der eine entsprechende Benachrichtigung eingerichtet hat, wird nun von SharePoint darüber informiert, dass von seinem Außendienst-Kollegen eine neue Bestellung angekommen ist und kann diese bearbeiten. Für den Außendienst-Mitarbeiter ist dies sehr komfortabel, denn er braucht sich nicht erst mit dem SharePoint in seiner Firma verbinden, sich dort anmelden, zur Bestelliste navigieren und seine Bestellung dort hochzuladen. Eine einfache Email mit Anhang reicht aus und sobald sein Notebook Verbindung hat, wird diese Email automatisch von Outlook abgeschickt. Und genau dies kann man mit wenigen Klicks direkt in SharePoint umsetzen.

Welche Einstellungen es beim Email-Empfang gibt und wie das Ganze in der Realität aussieht, habe ich mir einmal genauer angesehen und bei der Gelegenheit ein paar Screenshots erstellt.

Grundvoraussetzung für den Email-Empfang ist, dass dieser in der Zentraladministration grundsätzlich aktiviert wurde:

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Ich habe immer die folgende Email in meinen Versuchen verwendet:

image

Einstellung “Save all attachments in root folder

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Wenn eine SharePoint Dokumentbibliothek mit dieser Einstellung eine Email empfängt, dann sieht das so aus:

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SharePoint erzeugt pro ankommender Email zwei Einträge: im ersten Eintrag wird der Dateianhang gespeichert. Im zweiten Eintrag wird die zugehörige Email im Format EML (kennt man z.B. von Outlook Express) gespeichert. Dass SharePoint dies tut, liegt an dieser Einstellung:

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Wenn die eigentliche Email nicht gespeichert werden soll, dann speichert SharePoint beim Empfang unserer Testmail nur den Dateianhang in der Bibliothek:

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Schauen wir uns als nächstes die Einstellungen “Override files with the same name?” genauer an. Dazu schicke ich zwei Mal unsere Testmail an die SharePoint Bibliothek – und habe hier zuvor das Überschreiben deaktiviert:

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SharePoint legt also umbenannte Kopien der zweiten Testmail und des zugehörigen Anhangs an. Oder in anderen Worten: Sharepoint benennt eine Email und einen Anhang automatisch um, wenn ein gleichlautender Eintrag bereits besteht und das Überschreiben deaktiviert ist.

Als nächstes ändern wir die Einstellungen, wie Emails in der Bibliothek gespeichert werden sollen. Zuerst sollen eingehende Emails nach dem Betreff gruppiert werden:

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In diesem Fall speichert SharePoint unsere Testmail folgendermaßen ab:

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Es wird also ein Ordner mit dem Text aus der Betreffzeile angelegt. Öffnet man den Ordner, finden wir dort wieder unsere bekannten zwei Einträge für Anhang und Mail.

image

Ähnlich sieht es aus, wenn wir nicht nach dem Betreff, sondern nach dem Absender gruppieren möchten:

image

Wie zu erwarten erzeugt SharePoint in diesem Fall einen Ordner mit dem Namen des Absenders:

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Unsere Testmail wird auch in diesem Ordner getrennt in Anhang und Mail gespeichert:

image

SharePoint speichert die eigentliche Mail im EML-Format ab. Dies ist ein etwas älteres Dateiformat, welches überwiegend von Outlook Express verwendet wird, aber von vielen Mailprogrammen gelesen werden kann. Im Prinzip ist es ein reines Textformat, welches die Mail mit allen Parametern und Einstellungen enthält. Unsere Testmail bzw. das, was SharePoint in die EML-Datei speichert, sieht übrigens so aus:

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Outlook ist im Standard leider erst einmal nicht in der Lage, EML-Dateien zu öffnen. Es gibt aber einen Hotfix bei Microsoft, der Outlook dazu befähigt:

http://support.microsoft.com/?scid=kb%3Ben-us%3B956693&x=8&y=16

Wer mehr über das Dateiformat EML erfahren möchte, findet hier weitere Informationen: http://www.faqs.org/rfcs/rfc2822.html

 

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Nachtrag: ich habe noch einen interessanten Artikel in der Computerwoche gefunden: http://www.computerwoche.de/heftarchiv/2008/17/1223099/

 


Bereitgestellt 29 Apr 2010 12:04 von Oliver Wirkus