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10 Gründe eine My Site (vorerst) nicht einzuführen

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Fabian´s Blog [SharePoint MVP]

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Das Social Business mit und von, in und um SharePoint ist derzeit in aller Munde. Spätestens mit der Verfügbarkeit von SharePoint 2013 und dem Zukauf von Yammer unterstreicht Microsoft seine Ambitionen in diesem Geschäftsfeld. Es gibt viele gute Gründe, unternehmensintern soziale Netzwerke einzuführen, wie man an etlichen Stellen auch nachlesen kann. In diesem Artikel möchte ich dieses Thema mal ein wenig aus einer anderen Perspektive beleuchten und Gründe nennen, eine My Site (vorerst) nicht bereitzustellen.

Prinzipiell bin ich der Auffassung, dass die My Site Features in SharePoint 2010 oder 2013 eine technisch sehr gute Basis für die Einführung von organisationsweiten sozialen Netzen liefert. Ich bin aber auch ein Verfechter von passenden Strategien und nachhaltigen Konzepten und darum soll es in diesem Artikel gehen.

Zunächst eine Begriffserklärung bzw. -unterscheidung: Es gibt in diesem Zusammenhang zwei Begriffe, die oftmals verwechselt oder mindestens miteinander vermischt werden: Die Profilseite und die My Site. Auf der Profilseite (auch bekannt als My Site Host) werden die Informationen eines individuellen Benutzerprofils bekannt gemacht. Auf dieser Seite landet man typischerweise über die Personensuche oder über den Link „Meine Einstellungen“ (SharePoint 2010) bzw. „Mein Profil“ (SharePoint 2013). Hierin sind Profileigenschaften zu finden, die in der Regel aus einem Quellsystem (Active Directory, LDAP oder andere Datenquellen) importiert und ggf. durch den Nutzer selbst oder einer anderen Instanz ergänzt wurden. Mit dieser (Profil-)Seite meine ich nicht die My Site! Die My Site in meiner Betrachtung ist die separate Site Collection, die durch einen Nutzer selbst oder zentral einmalig generiert wird. Hierin kann man dann Dokumente bereitstellen und verteilen, einen Newsfeed pflegen (nur SharePoint 2013) oder auch einen persönlichen Blog erzeugen. Und genau um diese Funktion soll es in diesem Artikel gehen.

Hier sind meine 10 Beispiele, ein solches Feature vorerst nicht einzusetzen:

1. Sie haben SharePoint über die Assistenten installiert und/oder kennen sich mit der Technologie der My Site nicht aus

SharePoint ist so ausgestattet, dass die Bereitstellung einer komplett neuen Farm inkl. der Funktion der My Site recht leicht von der Hand gehen kann. Unterstützt durch Installationsroutinen, Assistenten und sonstigen Helferlein kann eine komplett neue Umgebung ohne viel Mühe bereitgestellt werden. Hat man dann noch die Profildienste zum Laufen bekommen, ist der Weg zur My Site eines Nutzers eigentlich nur wenige Klicks entfernt.

Sollten Sie über diesen Weg eine SharePoint Farm produktiv bereitstellen wollen, empfehle ich Ihnen, davon erst einmal Abstand zu nehmen. Zu Testzwecken kann eine SharePoint Farm sicher über die Assistenten installiert werden, jedoch nicht für Produktivfarmen. Dazu zählen auch die My Sites.

Machen Sie sich mit dieser Technologie erst einmal vertraut und erwerben Sie das notwendige Know-how. Im Zusammenhang mit der Einführung und dem Betrieb der Profildienste sowie der My Site gibt es einige technische Herausforderungen und Tücken, die man kennen und über deren Folgen man sich bewusst sein sollte. Haben Sie diese Hausaufgaben erledigt, steht dem Unterfangen aus technischer Sicht dann nichts mehr im Wege.
 

2. Es gibt keine (Unternehmens-)Strategie für die Einführung von sozialen Netzen / My Sites

Eine Strategie beschreibt typischer Weise die Umsetzung einer Vision oder eines anderen (unternehmerischen) Vorhabens. Auch für die Einführung einer My Site bzw. ganz allgemein von sozialen Netzen in Unternehmen, bedarf es dieser strategischen Überlegungen. Entwerfen Sie Pläne für die Einführung, für die Schulung, für das interne Marketing oder für den Support und – viel wichtiger – testen Sie diese Konzepte frühzeitig. Beziehen Sie dabei immer die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen ein. So erhalten Sie dann frühzeitig das passenden Feedback und ggf. auch weiteren nützlichen Input. Leben Sie auch hiermit: Beim Feedback aus den Fachabteilungen könnte auch herauskommen, dass diese gar keine My Sites brauchen. Mit einer passenden Strategie (gerne auch mittel- und langfristig) sind Sie für solche Themen und die nächsten Schritte gut gerüstet.
 

3. Sie haben keine technischen Konzepte für den Aufbau und den Betrieb der My Sites

Mehr noch als SharePoint 2010 ist SharePoint 2013 eine mächtige und komplexe Plattform, deren Einführung unterschiedlicher technischer Konzepte bedarf. Typischerweise sind das Infrastruktur-, Sicherheits- und Betriebskonzepte. In diesen Dokumenten sollte mindestens ein Kapitel zu finden sein, in dem die My Sites beschrieben werden. Betrachten Sie in diesem Zusammenhang bitte auch das Active Directory oder andere Verzeichnisdienste, die als mögliche Datenquellen für die Profildienste genutzt werden. Ist das Active Directory zum Beispiel nicht aufgeräumt und passend strukturiert, werden Sie mit den neuen My Sites erst einmal keinen Applaus ernten. Der Import bzw. die Synchronisation der Profildaten, die Webanwendung des My Site Hosts (im Übrigen ein gut zu überdenkendes Thema), die Sicherung und Wiederherstellung oder bestimmte Sicherheitsaspekte sind nur einige der Themen, die im Zusammenhang mit den My Sites betrachtet werden sollten.
 

4. Dem Unternehmen fehlt die Kultur für die Etablierung von sozialen Netzwerken

Auch technischer Sicht können Sie machen was Sie wollen, sollte im Unternehmen keine breite Kultur für den Betrieb von sozialen Netzwerken vorherrschen, wird es vermutlich sehr schwer mit diesem Thema messbaren Erfolg zu erzielen. Aus diesem Grund sind die Einführung von SharePoint und My Sites selten Projekte, die vollständig aus der IT getrieben werden. Ich halte es immer für ratsam Abteilungen, wie zum Beispiel die Kommunikation, das Marketing und auch die Geschäftsführung mit einzubeziehen. Daneben ist es ein Muss auch frühzeitig den Betriebsrat zu informieren und am Projekt zu beteiligen. 

Befragen Sie die Mitarbeiter frühzeitig. Untersuchen Sie die typischen Arbeitsweisen und testen Sie diese Ergebnisse gemeinsam mit den Nutzern.

Wurden durch die Unternehmensführung erst einmal die Grundsteine gelegt, ist es Ihre Aufgabe, beim Nutzerkreis eine passende Akzeptanz zu erzielen. Überprüfen Sie daher, ob Ihre Konzepte bei den Anwendern zu einem Mehrwert führen. Seien Sie sich auch darüber bewusst, dass durch soziale Netze eine Politik der freien Meinung geschaffen wird. Sie müssen also mit den Resultaten daraus umgehen können. Passt all dies zu Ihrer Unternehmenskultur, ist die Basis für die Einführung eines internen sozialen Netzwerks geschaffen.
 

5. Die Nutzer haben keine Ressourcen für die (initiale) Arbeit in und mit sozialen Netzen

Die Einführung von unternehmensinternen, sozialen Netzen geht in der Regel nicht nebenbei. Mindestens für die Überprüfung der Profildaten, den Upload eines Profilbildes oder die Pflege der Newsfeeds und der persönlichen Dokumente bedarf es Zeit. Geben Sie Ihren Mitarbeitern diese Zeit und schaffen Sie (mindestens in der Anfangsphase) den Freiraum und die notwendigen Ressourcen. Die durch die Einführung eines unternehmensinternen, sozialen Netzwerks geschaffenen Mehrwerte erfordern auf der anderen Seite auch eine Investition bei den Ressourcen.
 

6. Sie haben keinen internen Support für die Plattform

Was kann ich mit meinem Blog machen? Wozu dient der Newsfeed? Wer sieht meine Daten? Warum ist mein Profilbild schief? So oder so ähnlich könnten Fragen lauten, die bei den Nutzern entstehen, wenn Sie das erste Mal mit Ihrer My Site in Berührung kommen. Schaffen Sie für die Beantwortung dieser Fragen passende Kanäle und einen guten Support. Das muss nicht immer ein zentraler Support bei der IT sein. Gute Modelle sind auch die Identifizierung oder Schaffung von sogenannten Power Usern in den Fachabteilungen. Also Mitarbeiter, die sich gut mit der Technik auskennen und hierfür eine Begeisterung mitbringen und transportieren können. Diese können Sie als Multiplikatoren für Schulungs- oder Supportprozesse einsetzen. Ein nützlicher Nebeneffekt ist, dass Sie damit die ersten Grundsteine für eine spätere Akzeptanz legen.

Daneben ist es meistens auch hilfreich, die wichtigsten Funktionen und Prozesse sowie die häufig gestellten Fragen in einer zentralen Support-Seite oder FAQ zu dokumentieren. Bereits ein kleiner erklärender Film zur Beschreibung der Kernprozesse führt oftmals zu Wundern und stummen Support Hotlines.
 

7. Sie wollen die My Site nach Inbetriebnahme grafisch anpassen

Dadurch, dass alle My Sites eine separate Site Collection sind, wird eine nachträgliche Anpassung des Designs gar nicht so einfach. Planen Sie die My Site später anzupassen, ist es hilfreich, diese Überlegungen bereits vor der Einführung der My Sites in die Konzepte mit einzubeziehen. Beispielweise können Sie von Anfang an eine angepasste Master Page oder sogar eine eigene Site Definition für die My Sites einsetzen. Haben Sie diese Vorüberlegungen getroffen, werden Sie bei einer nachträglichen Anpassung spürbar Budget einsparen.
 

8. Die SharePoint-Plattform ist bei den Anwendern nicht beliebt bzw. es fehlt die Akzeptanz

Betreiben Sie bereits eine SharePoint-Plattform, die bei den Anwendern nicht unbedingt beliebt ist, stellt die Einführung der My Site-Technologie eine besondere Herausforderung dar. In diesem Fall empfiehlt es sich, bei den Nutzern erst einmal die notwendige Akzeptanz zu schaffen, um dann im Anschluss die Funktionen der My Site zu Verfügung zu stellen.

Häufig reicht schon eine kurze Demonstration vermeintlich langweiliger SharePoint-Features wie die Integration der Office Suite in SharePoint (Kalender, Aufgabenlisten etc.) oder das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Personen in einem Word-Dokument, um neues Interesse für die SharePoint-Plattform zu wecken.
 

9. Sie betreiben bereits eine andere Plattform als soziales Netzwerk

Neben SharePoint gibt es zahlreiche Plattformen zu Abbildung von sozialen Netzwerken in Unternehmen – zum Beispiel Yammer. Ist das der Fall, wäre es meiner Meinung nach ratsam, sich darüber Gedanken zu machen, wie diese Portale ggf. in die Landschaft integriert werden können oder als Ergänzung dienen. Erfüllt eine Anwendung ihren Zweck und ist bei den Nutzern beliebt, wäre es unklug sie durch ein alternatives System zu ersetzten.
 

10. Sie nutzen noch SharePoint 2007 oder auch älter

Zum Schluss noch was aus der Historie. Auch SharePoint 2007 und die Vorversionen enthalten die My Site-Funktionen. Betreiben Sie noch ein Portal auf diesen Produktversionen, empfehle ich Ihnen, sich zeitnah darüber Gedanken zu machen, diese mit SharePoint 2010 oder (besser!) SharePoint 2013 abzulösen. Der Grund ist, dass es seit Oktober 2011 für SharePoint 2007 keinen Support mehr vor Microsoft gibt.

Ich möchte mit diesem Artikel nicht falsch verstanden werden. Ich bin ein großer Freund der Technologie und zähle mich sogar als Enthusiast für SharePoint. Mein Artikel soll vielmehr zum Nachdenken anregen und ein Bewusstsein für die erfolgreiche Einführung von SharePoint und der My Site schaffen. Viel Erfolg dabei!


Bereitgestellt 16 Jan 2013 21:29 von Fabian Moritz

Kommentare

Henk geschrieben re: 10 Gründe eine My Site (vorerst) nicht einzuführen
on 17 Jan 2013 9:37

Also obwohl es nicht die Absicht ist Leute zu verschrecken, so halte ich es fuer sinnvoller einen "positiven" Weg aufzuweisen, wie man die oben angesprochenen Punkte so einrichten kann, dass sie nicht zur Ablehnung fuehren. Einen Artikel mit 10 Moeglichkeiten ein soziales Netzwerk auf Basis der SharePoint 2013 My Site zu etablieren halte ich fuer sinnvoller!